Войти
Управление личной информацией (PIM ) - это действия, которые люди выполняют, чтобы получить, организовать, поддерживать, извлекать и использовать элементы личной информации, такие как документы (бумажные и цифровые), веб-страницы и электронная почта сообщения для повседневного использования для выполнения задач (связанных с работой или нет) и выполнения различных ролей человека (в качестве родителя, сотрудника, друга, члена сообщества и т. д.). Проще говоря, PIM - это искусство делать что-то в нашей жизни с помощью информации.
На практике PIM занимается тем, как люди организуют и поддерживают коллекции личной информации, а также методами, которые могут помочь людям в этом. Люди могут управлять информацией в различных условиях, по разным причинам и с различными типами информации. Например, офисный работник может управлять физическими документами в картотеке, помещая их в папки, упорядоченные в алфавитном порядке по названиям проектов, или может управлять цифровыми документами в папках в иерархической файловой системе. Родители могут собирать и систематизировать фотографии своих детей в фотоальбом, используя временную схему организации, или могут маркировать цифровые фотографии именами детей.
PIM рассматривает не только методы, используемые для хранения и организации информации, но также занимается тем, как люди извлекают информацию из своих коллекций для повторного использования. Например, офисный работник может переместить физический документ, запомнив название проекта, а затем найдя соответствующую папку по файлу. В компьютерной системе с иерархической файловой системой человеку может потребоваться запомнить папку верхнего уровня, в которой находится документ, а затем просмотреть содержимое папки, чтобы перейти к нужному документу. Системы электронной почты часто поддерживают дополнительные методы повторного поиска, такие как поиск по полям (например, поиск по отправителю, теме, дате). Характеристики типов документов, данные, которые могут быть использованы для их описания (метаданные), и особенности систем, используемых для их хранения и организации (например, полевой поиск), - все это компоненты, которые могут влиять на то, как пользователи осуществляют управление личной информацией..
Изучение, понимание и практика PIM может помочь отдельным лицам и организациям работать более эффективно и результативно, может помочь людям справиться с «информационной перегрузкой » и может выделить полезные стратегии для архивирования, организации и т. Д. и облегчение доступа к сохраненной информации.
Существует шесть способов, которыми информация может быть личной:
Один из идеалов PIM - то, что люди всегда должны иметь правильную информацию в нужном месте, в нужной форме, с достаточной полнотой и качеством, чтобы соответствовать требованиям его текущая потребность. Такие технологии и инструменты, как менеджеры личной информации, помогают людям тратить меньше времени на трудоемкие и подверженные ошибкам действия PIM (например, поиск и систематизацию информации). Тогда у них появляется все больше и больше понимания, как творчески и разумно использовать свое время или просто получать удовольствие от самой информации.
PIM - это новая область с древними корнями. Когда устное, а не письменное слово преобладало, человеческая память была основным средством сохранения информации. Поскольку информация все чаще передавалась в бумажной форме, со временем были разработаны инструменты для решения растущих задач управления. Например, вертикальный картотечный шкаф , ставший теперь такой стандартной особенностью домашних и офисных офисов, был впервые коммерчески доступен в 1893 году.
С увеличением доступности компьютеров в 1950-х годах появился интерес. в компьютере как источник метафор и испытательный стенд для попыток понять человеческие способности обрабатывать информацию и решать проблемы. Ньюэлл и Саймон первыми использовали компьютер в качестве инструмента для моделирования человеческого мышления. Они создали "The Logic Theorist ", который, как считается, был первой запущенной программой искусственного интеллекта (AI). Компьютер 1950-х годов также послужил источником вдохновения для разработки подхода к обработке информации о человеческом поведении и производительности. После того, как исследования 1950-х годов показали, что компьютер как процессор символов может «думать» (с разной степенью точности), как люди, в 1960-х годах наблюдался рост интереса к использованию компьютера, чтобы помочь людям думать лучше и обрабатывать информацию более эффективно. Работая с Андриесом ван Дамом и другими, Тед Нельсон, придумавший слово «гипертекст », разработал одну из первых гипертекстовых систем, систему редактирования гипертекста, в 1968 году. В том же году Дуглас Энгельбарт также завершил работу над гипертекстовой системой под названием NLS (on-Line System). Энгельбарт выдвинул идею, что компьютер может быть использован для увеличения человеческого интеллекта. Как было объявлено публикацией книги Ульрика Нейссера «Когнитивная психология», в 1960-е годы возникла когнитивная психология как дисциплина, которая была сосредоточена в первую очередь на лучшем понимании способности человека думать, учиться и запоминать.
Компьютер в качестве вспомогательного средства для человека, а не удаленный вычислитель чисел в холодильном помещении, получил дальнейшее распространение благодаря работе в конце 1970-х и в течение 1980-х годов для производства персональных компьютеров. увеличивающейся мощности и портативности. Эти тенденции продолжаются: вычислительная мощность, примерно соответствующая настольному компьютеру десятилетней давности, теперь может быть найдена в устройствах, которые умещаются на ладони. Сама фраза «Управление личной информацией», по-видимому, впервые была использована в 1980-х годах в разгар всеобщего волнения по поводу потенциала персонального компьютера в значительном расширении возможностей человека обрабатывать информацию и управлять ею. В 1980-е годы также появились так называемые «инструменты PIM», которые обеспечивали ограниченную поддержку для управления такими вещами, как встречи и расписание, списки дел, номера телефонов и адреса. Сообщество, посвященное изучению и совершенствованию взаимодействия человека с компьютером, также появилось в 1980-х.
Как и положено «информационному» центру PIM, релевантные для PIM исследования 1980-х и 1990-х годов вышли за рамки изучения конкретное устройство или приложение для более крупных экосистем управления информацией, включая, например, организацию физического офиса и управление документами. Мэлоун охарактеризовал стратегии личной организации как «аккуратные» или «беспорядочные» и описал подходы к организации информации «архивирование» и «накопление». Другие исследования показали, что люди изменяют свои методы хранения информации в зависимости от предполагаемого использования этой информации в будущем. Исследования изучали практическое значение, которое исследование человеческой памяти может иметь при разработке, например, персональных систем хранения и систем поиска информации. Исследования продемонстрировали предпочтение навигации (просмотр, «поиск на основе местоположения») при возврате к личным файлам, предпочтение, которое сохраняется сегодня, несмотря на значительные улучшения в поддержке поиска. И все более широкое использование поиска в качестве предпочтительного метода возврата к электронной почте.
PIM, как современная область исследования с самоидентифицированным сообществом исследователей, берет свое начало от сессии Special Interest Group (SIG) по PIM на конференции CHI 2004 и специальной Семинар, спонсируемый Национальным научным фондом (NSF), прошел в Сиэтле в 2005 году.
В последние годы возрос интерес к изучению PIM. Одна из целей исследования PIM состоит в том, чтобы определить способы внедрения новых инструментов поддержки без непреднамеренного увеличения сложности задачи управления информацией человека. Изучение PIM означает лучшее понимание того, как люди управляют информацией с помощью инструментов и во времени. Недостаточно просто изучить, например, электронная почта l использовать изолированно. Связанный с этим момент заключается в том, что ценность нового инструмента должна оцениваться с течением времени и в более широком контексте различных видов PIM-деятельности человека.
Исследование PIM может быть организовано в соответствии с тремя основными видами деятельности PIM:
Поиск и повторный поиск информации может происходить в публичное пространство (например, Интернет) или личное (например, жесткий диск человека). Поисковые исследования в основном сосредоточены на поиске общедоступной информации (например,) и на том, как люди ищут и используют информацию (человеческое информационное поведение). Для повторного нахождения человек должен: а) помнить (смотреть), вспоминать и узнавать и повторять. Не забыть смотреть сложно даже при использовании онлайн-закладок. Вспомнить и распознать - это то, что обычно происходит, когда люди выполняют поиск (на компьютере), вводя условия поиска, а затем просматривая список результатов, пока не распознают то, что ищут. Весь процесс запоминания, припоминания и распознавания повторяется, если искомая информация состоит из нескольких частей.
Когда люди сталкиваются с информацией, ее можно немедленно использовать (например, счет игры) или сохранить для дальнейшего использования, и в этом случае необходимо принять решение о том, как и где ее хранить. так что его можно найти снова. Этот процесс подвержен ошибкам. Хранение и разметка информации затруднительны, потому что люди часто не запоминают существующие папки и теги и создают новые экземпляры, что приводит к разбросу информации.
Мета-действия - это стратегические действия, которые рассматривают сбор информации человека, то, как его информация организована и насколько хорошо эта организация работает, и является ли информация безопасной и зарезервировано. Осмысление и использование информации после того, как она была найдена, также являются частью этих действий. Как правило, людям сложно организовать свою информацию, и у них обычно нет надежных процедур резервного копирования.
Задача исследования PIM - разработать более практичные методы для изучения текущих практик PIM с большим количеством практическое значение для разработки улучшенных инструментов, методов и обучения в поддержку лучшей PIM. PIM требует изучения людей с различным опытом и потребностями в течение долгого времени, поскольку они работают в самых разных ситуациях, с различными формами информации и различными инструментами управления информацией. Этот объем исследования PIM вызывает потребность в практичных и рентабельных методологиях, которые можно масштабировать. Кроме того, существует потребность не только в описательных исследованиях, направленных на лучшее понимание того, как люди в настоящее время практикуют PIM, но и в предписывающих исследованиях, направленных как на оценку, так и на рекомендации предлагаемых решений в форме новых, улучшенных инструментов, методов и стратегий ПИМ.
Было отмечено, что природа PIM делает его изучение чрезвычайно сложным. Исследователи стремятся понять, как люди управляют информацией, используя инструменты управления информацией. Но важно, чтобы управляемая информация была «личной». Традиционные лабораторные задачи рискуют отвлечь «личное» от PIM. Более того, люди не просто хранят информацию; они хранят информацию в установленных организациях своих личных информационных пространств (PSI) - в структуре папок своего портативного компьютера, в ящиках и компоновке своего физического рабочего стола или на временной шкале Facebook.
Для управления личной информацией доступен ряд инструментов, но эти инструменты могут стать частью проблемы, ведущей к «фрагментации информации». Различные устройства и приложения часто имеют разные способы хранения и организации информации. ПРИМЕЧАНИЕ. Многие люди путают инструменты PIM с изучением и практикой самого управления личной информацией. См. менеджер личной информации для получения информации об инструментах для управления личной информацией.
PIM в значительной степени потенциально синергетически пересекается с такими дисциплинами, как когнитивная наука, взаимодействие человека с компьютером, информатика, искусственный интеллект, управление базами данных и поиск информации. PIM относится к другим областям исследований, которые изучают взаимодействие между людьми, информацией и технологиями, а также к управлению персональной сетью, но отличается от них.
Когнитивная психология, как изучение того, как люди учатся и запоминают, решают проблемы и принимают решения, обязательно также включает изучение того, как люди разумно используют доступные Информация. Смежная область когнитивной науки, в ее усилиях по более широкому применению этих вопросов к изучению и моделированию интеллектуального поведения, также связана с PIM. Когнитивная наука имеет прочные связи, как некоторые сказали бы, с областью искусственного интеллекта.
. Существует большой потенциал для взаимовыгодного взаимодействия между когнитивной наукой и PIM. Подразделы когнитивной науки, имеющие прямое отношение к PIM, включают решение проблем и принятие решений. Например, папки, созданные для хранения информации для большого проекта, такого как «планирую свадьбу», иногда могут напоминать декомпозицию проблем. Возьмем другой пример. Задача обнаружения сигнала долгое время использовалась для формирования и объяснения поведения человека, а недавно была использована в качестве основы для анализа нашего выбора относительно того, какую информацию хранить и как - ключевой вид деятельности PIM.
Или рассмотрим категоризацию и формирование концепции. Как изучаются и используются категории и концепции? Категории и концепции нельзя увидеть напрямую, но они могут быть отражены в тегах и папках, которые люди используют для организации своей информации. Или рассмотрим действия по чтению и письму. Обе эти области когнитивной психологии имеют прямое отношение к изучению PIM.
Теперь большие части документа могут быть продуктом операций «копирования и вставки» (из наших предыдущих работ), а не продуктом первоначального написания. Конечно, управление вставленными для повторного использования фрагментами текста - это деятельность PIM, и это вызывает несколько интересных вопросов. Как мы решаем, когда использовать повторно, а когда писать с нуля? Иногда мы можем тратить больше времени на поиски ранее написанного абзаца, чем на простое написание нового абзаца, выражающего те же мысли. Помимо этого, мы можем задаться вопросом, в какой момент зависимость от растущего (и все более доступного) количества ранее написанных материалов начинает влиять на наше творчество.
Как люди делают PIM, они работают во внешней среде, которая включает других людей, доступные технологии и организационную структуру. Это означает, что ситуативное познание, распределенное познание и социальное познание все относятся к изучению PIM.
Изучение PIM также относится к области взаимодействия человека с компьютером (HCI). Но исследования PIM делают акцент на более широком изучении того, как люди управляют своей информацией с течением времени, используя различные инструменты - некоторые компьютерные, некоторые нет.
субъективный подход пользователя - это первый подход, специально предназначенный для проектирования систем PIM. Его теоретические основы были впервые опубликованы в статье Журнала Американского общества информатики и технологий в 2003 году. Еще одна статья JASIST с доказательствами и реализацией этого подхода была опубликована в 2008 году. Эта статья получила премию Best JASIST. Награда за публикацию в 2009 году. Первая схема субъективного проектирования была разработана и положительно оценена в статье Конференции по человеческому фактору в вычислительных системах, опубликованной в 2009 году.
Группа Управление информацией (GIM, обычно произносится с мягкой буквой «G») было описано в другом месте в контексте PIM. Изучение GIM, в свою очередь, имеет прямое отношение к изучению совместной работы с компьютерной поддержкой (CSCW). В качестве полезного способа связать аббревиатуры мы можем сказать, что GIM относится к CSCW, как PIM - к HCI (взаимодействие человека с компьютером). Проблемы PIM в значительной степени совпадают с проблемами HCI, но не полностью подпадают под них (и не наоборот). Действительно, некоторые из наиболее влиятельных статей о PIM за эти годы были опубликованы в журналах HCI и в трудах конференций.
Однако «Я» в PIM предназначено для информации - как мы, как люди («P»), можем лучше управлять («M») нашей информацией (во всех 6 смыслах, перечисленных выше) независимо от любой формы - бумаги и книги, электронные документы и электронные письма или даже магниты для писем на холодильнике на кухне. «I» в HCI означает «взаимодействие», поскольку это относится к «C» - компьютерам. Аналогичное различие можно провести в отношении GIM и CSCW.
Изучение управления информацией и управления знаниями в организациях связано с изучением ПИМ. Джонс отмечает, что проблемы, впервые обнаруженные на уровне организации, часто переходят в домен PIM.
PIM может помочь мотивировать, а также получит выгоду от работы в поиске информации и управлении базами данных. Например, методы интеллектуального анализа данных могут применяться для поиска и структурирования личной информации.
Аналогичным образом, обсуждение управления временем или управления задачами на личном уровне быстро возвращает нас к обсуждению PIM. Как время, так и управление задачами интенсивно используют информационные инструменты и внешние формы информации, такие как списки дел, календари, временные шкалы, диаграммы Ганта и т. Д.; эта информация должна обрабатываться так же, как и другая информация.
Управление персональной сетью (PNM) является важным аспектом PIM и может пониматься как практика управления ссылками и подключениями для социальных и профессиональных целей.
