Войти
Управление информацией (IM) касается цикла организационной деятельности: получение информации от одного или нескольких источники, хранение и распространение этой информации среди тех, кто в ней нуждается, а также ее окончательное распоряжение посредством архивирования или удаления.
В этом цикле организации информации участвуют различные заинтересованные стороны, включая тех, кто отвечает за обеспечение качества, доступности и полезность полученной информации; лица, ответственные за его безопасное хранение и утилизацию ; и тем, кому это нужно для принятия решений. Заинтересованные стороны могут иметь права на создание, изменение, распространение или удаление информации в соответствии с политиками управления информацией организации.
Управление информацией охватывает все общие концепции управления, включая планирование, организацию, структурирование, обработка, управление, оценка и отчетность информационной деятельности, все из которых необходимы для выполнения потребности тех, кто выполняет организационные роли или функции, зависящие от информации. Эти общие концепции позволяют представить информацию аудитории или нужной группе людей. После того, как люди смогут использовать эту информацию, она приобретет большую ценность.
Управление информацией тесно связано и частично совпадает с управлением данными, системами, технологиями, процессами и - там, где доступность информации имеет решающее значение для успеха организации - стратегия. Этот широкий взгляд на область управления информацией контрастирует с более ранним, более традиционным взглядом, согласно которому жизненный цикл управления информацией - это оперативный вопрос, требующий определенных процедур, организационных возможностей и стандартов, которые рассматривают информацию как продукт или услуга.
В 1970-х управление информацией в основном касалось вопросов, более близких к тому, что сейчас называлось бы управлением данными : перфокартами, магнитные ленты и другие средства хранения носители, связанные с жизненным циклом таких форматов, требующих создания, распространения, резервного копирования, обслуживания и удаления. В это время начал осознаваться огромный потенциал информационных технологий : например, один чип, хранящий всю книгу, или электронная почта Мгновенное перемещение сообщений по всему миру, замечательные идеи на тот момент. С распространением информационных технологий и расширением охвата информационных систем в 1980-х и 1990-х годах управление информацией приобрело новую форму. Прогрессивные компании, такие как British Petroleum трансформировали словарь того, что было тогда «ИТ-менеджментом », так что «системные аналитики » превратились в «бизнес-аналитики »,« монопольное снабжение »превратилось в смесь« инсорсинга »и« аутсорсинга », а крупная ИТ-функция была преобразована в« бережливые команды », которые начали обеспечивать некоторую гибкость в процессах, для которых используется информация. Сфера интереса высшего руководства к информации в British Petroleum расширилась от создания стоимости за счет улучшенных бизнес-процессов, основанных на эффективном управлении информацией, что позволило внедрить соответствующие информационные системы ( или «приложения »), которые работали в ИТ-инфраструктуре, переданной на аутсорсинг. Таким образом, управление информацией перестало быть простой работой, которую мог выполнять любой, кому больше нечего было делать, оно стало в высшей степени стратегическим и предметом внимания высшего руководства. Стало необходимым понимание задействованных технологий, способность управлять информационными системами проектами и хорошо, а также готовность согласовывать технологии и бизнес-стратегии.
В переходный период, предшествовавший выработке стратегического взгляда на управление информацией, Венкатраман (решительный сторонник этого перехода и трансформации) предложил простую комбинацию идей, которые лаконично объединили управление данными, информация и знания (см. рисунок)) утверждали, что:
Эта простая модель резюмирует презентацию Венкатрамана в 1996 году, как сообщили Уорд и Пеппард (2002, стр. 207). Ее часто называют моделью: данные, информация, знания, действие и результат, он дает убедительный ключ к пониманию уровней, задействованных в согласовании технологий и организационных стратегий, и его можно рассматривать как решающий момент в изменении отношения к управлению информацией. Признание того, что управление информацией - это инвестиция, которая должна приносить значимые результаты, важно для всех современных организаций, успех которых зависит от информации и правильного принятия решений.
Принято считать, что хорошее управление информацией имеет решающее значение для бесперебойной работы организаций, и, хотя общепринятой теории управления информацией как таковой не существует, поведенческие и организационные теории помогают. Следуя поведенческой науке теории управления, разработанной в основном в Университете Карнеги-Меллона и активно поддерживаемой Марчем и Саймоном, большая часть того, что происходит в современных организациях, на самом деле является обработкой информации и принятием решений. Одним из важнейших факторов в обработке информации и принятии решений является способность человека обрабатывать информацию и принимать решения в условиях ограничений, которые могут проистекать из контекста: возраст человека, сложность ситуации или отсутствие необходимого качества в имеющейся информации. - все это усугубляется быстрым развитием технологий и новыми видами системы, которые они позволяют, тем более что социальная сеть становится явлением, которое бизнес не может игнорировать. И тем не менее, задолго до того, как появилось общее признание важности управления информацией в организациях, Марч и Саймон утверждали, что организации следует рассматривать как кооперативные системы с высоким уровнем обработки информации и огромной потребностью для принятия решений на разных уровнях. Вместо использования модели «экономического человека », как это предлагается в классической теории, они предложили «» в качестве альтернативы, основываясь на своих аргументах о когнитивных пределах рациональности. Кроме того, они предложили понятие удовлетворение, которое влечет за собой поиск доступных альтернатив, пока не будет достигнут порог приемлемости - еще одна идея, которая все еще актуальна.
В Помимо организационных факторов, упомянутых Маршем и Саймоном, существуют и другие проблемы, связанные с экономической и экологической динамикой. Есть стоимость сбора и оценки информации, необходимой для принятия решения, включая время и усилия. Стоимость транзакции, связанная с информационными процессами, может быть высокой. В частности, установленные организационные правила и процедуры могут помешать принятию наиболее подходящего решения, что приведет к неоптимальным результатам. Это проблема, которая была представлена как основная проблема бюрократических организаций, которые теряют экономию от стратегических изменений из-за укоренившегося отношения.
Согласно Согласно мнению школы Карнеги-Меллона, способность организации обрабатывать информацию лежит в основе организационных и управленческих компетенций, и стратегии организации должны быть разработаны для улучшения возможностей обработки информации, а информационные системы, обеспечивающие эту способность, стали формализованными и автоматизированы, компетенции подвергались серьезным испытаниям на многих уровнях. Было признано, что организации должны иметь возможность учиться и адаптироваться способами, которые никогда не были так очевидны раньше, и ученые начали организовывать и публиковать основополагающие работы, касающиеся стратегического управления информацией и информационных систем. В то же время идеи управления бизнес-процессами и управления знаниями, хотя многие из первых оптимистических взглядов на редизайн бизнес-процессов с тех пор были дискредитированы в литературе по управлению информацией. В области стратегических исследований наивысшим приоритетом считается понимание информационной среды, рассматриваемой как совокупность людей, организаций и систем, которые собирают, обрабатывают, распространяют или действуют на основе информации. Эта среда состоит из трех взаимосвязанных измерений, которые постоянно взаимодействуют с отдельными лицами, организациями и системами. Это физические, информационные и когнитивные аспекты.
Венкатраман предоставил простой обзор необходимых возможностей организации, которая хочет хорошо управлять информацией - модель (см. Выше). Он также работал с другими, чтобы понять, как технологии и бизнес-стратегии могут быть соответствующим образом согласованы с целью определения конкретных необходимых возможностей. Параллельно с этой работой работали другие писатели из мира консалтинга, практики и академических кругов.
Bytheway собрал и организовал основные инструменты и методы для управления информацией в одном объем. В основе его взглядов на управление информацией лежит модель портфеля, учитывающая растущий интерес к внешним источникам информации и необходимость организации неструктурированной внешней информации, чтобы сделать ее полезной (см. Рисунок).
Эта модель портфеля объединяет вопросы внутреннего и внешнего поиска и управления информацией, которая может быть как структурированной, так и неструктурированной. Такой информационный портфель, как этот, показывает, как можно собрать и с пользой организовать информацию, в четыре этапа:
Этап 1 : Использование общедоступной информации : распознавание и принятие хорошо структурированных внешних схем справочных данных, таких как почтовые индексы, данные о погоде, данные GPS-позиционирования и расписания поездок, примеры которых приведены в пресс для персональных компьютеров.
Этап 2 : Маркировка шума в всемирной паутине : используйте существующие схемы, такие как почтовые индексы и данные GPS или, что более типично, добавлением «тегов» или построением формальной онтологии, которая обеспечивает структуру. Ширки дает обзор этих двух подходов.
Этап 3 : Просеивание и анализ: в более широком мире обобщенные онтологии, которые находятся в стадии разработки, распространяются на сотни сущностей и сотни отношений между ними и предоставляют средства для выявления значение из больших объемов данных. Структурированные данные в базах данных работают лучше всего, когда эта структура отражает информационную модель более высокого уровня - онтологию или модель отношения сущностей.
Этап 4 : Структурирование и архивирование: с большим объемом данных, доступным из такие источники, как социальная сеть и из миниатюрных телеметрических систем, используемых в личных управлении здоровьем, новые способы архивирования и последующего поиска значимой информации. Методы уменьшения карты, берущие начало в функциональном программировании, являются более новым способом извлечения информации из больших архивных наборов данных, который становится интересным для обычных предприятий, которые большие ресурсы данных для работы, но для этого требуются расширенные многопроцессорные ресурсы.
Свод знаний по управлению информацией был доступен на World Wide Web в 2004 году и ставит целью показать, что управленческие компетенции, необходимые для извлечения реальной выгоды от инвестиций в информацию, являются сложными и многоуровневыми. Рамочная модель, которая является основой для понимания компетенций, включает шесть областей «знаний» и четыре области «процессов»:
Эта структура является основой организации «Свода знаний по управлению информацией», впервые выпущенного в 2004 году. Эта версия является адаптировано путем добавления «Бизнес-информации» в 2014 году. IMBOK основан на аргументе о том, что существует шесть областей необходимой управленческой компетенции, две из которых («управление бизнес-процессами» и «Управление бизнес-информацией») очень тесно связаны.
Утверждается, что даже при наличии полных возможностей и компетентности в шести областях знаний дела могут пойти не так. Проблема заключается в переносе идей и ценности управления информацией из одной области компетенции в другую. Резюмируя то, что Bytheway объясняет в некоторых деталях (и подтверждается избранными вторичными ссылками):
Всегда есть много способов увидеть бизнес, и точка зрения управления информацией - только один. Важно помнить, что другие области деловой активности также будут способствовать развитию стратегии - не только хорошее управление информацией продвигает бизнес вперед. Корпоративное управление, управление человеческими ресурсами, разработка продуктов и маркетинг - все они будут играть важную стратегическую роль, и мы должны не рассматривайте одну только область деятельности как единственный источник стратегического успеха. С другой стороны, корпоративное управление, управление человеческими ресурсами, разработка продуктов и маркетинг - все это зависит от эффективного управления информацией, и поэтому, в конечном итоге, наша способность хорошо управлять информацией на той широкой основе, которая предлагается здесь, может быть оценена как быть преобладающим.
Организации часто сталкиваются со многими проблемами и проблемами управления информацией на операционном уровне, особенно когда возникли организационные изменения. Новизна новых системных архитектур и отсутствие опыта работы с новыми стилями управления информацией требует уровня организационного управления изменениями, который, как известно, трудно реализовать. В результате общего организационного нежелания меняться, чтобы включить новые формы управления информацией, может иметь место (например): нехватка необходимых ресурсов, неспособность признать новые классы информации и новые процедуры, которые их используют, отсутствие поддержки со стороны высшего руководства, ведущее к утрате стратегического видения и даже политическому маневрированию, которое подрывает работу всей организации. Однако внедрение новых форм управления информацией обычно должно приносить операционные выгоды.
На ранних этапах работы, рассматривая организационный дизайн с точки зрения обработки информации, Джей Гэлбрейт выделил пять тактических областей для увеличения производительности обработки информации и уменьшения необходимость обработки информации.
Концепция боковых отношений приводит к организационной форме, отличной от простой иерархии, «матричная организация ». Это объединяет вертикальный (иерархический) взгляд на организацию и горизонтальный (продукт или проект) взгляд на работу, которую она делает видимой для внешнего мира. Создание матричной организации - это ответ руководства на постоянную изменчивость внешнего спроса, позволяющий избежать разнообразных и ложных реакций на эпизодические требования, которые, как правило, решаются индивидуально.
 | На Викискладе есть средства массовой информации, связанные с управлением информацией. |
 | Викицитатник содержит цитаты, относящиеся к: управлению информацией |
.
