Войти
Архивная обработка - это исследование, упорядочивание, описание и выполнение основных действий сохранения на записанный материал отдельного лица, семьи или организации после того, как они навсегда переданы в архив. Лицо, занимающееся этой деятельностью, называется обработчиком архивов, техником по архивам или архивариусом.
В идеале, когда архивы получают собрание документов или группу записей, они должны быть организованный составителем (первоначальное лицо, лица или организация, которые создали или собрали коллекцию или записи) и упакованы для перемещения в архивы таким образом, чтобы этот порядок был сохранен. Тем не менее, коллекции и группы пластинок часто полуорганизованы и иногда лишены какой-либо заметной организации. Наблюдение за организацией доставленных материалов, наложение организации там, где она отсутствует, а затем описание организованного материала - это задачи, охватываемые терминами «архивная обработка», «упорядочение и описание», «архивный список» или «каталогизация».
Первым шагом в архивной обработке является изучение коллекции. Цель опроса - понять создателя, определить контекст создания коллекции, изучить общий размер и объем материала, выяснить, есть ли у коллекции ограничения доступа, найти любые существующие находки вспомогательные средства, представленные вместе с коллекцией, и выявить любую основную организационную схему в коллекции или группе записей.
Обследования коллекции должны проводиться с соблюдением принципа архивирования, уважения к фондам, в уме. В соответствии с принципами, которые можно перевести как «принимая во внимание всю коллекцию», обследование должно включать в себя действия по выяснению того, являются ли имеющиеся в наличии материалы всеми или только частью всех фондов. Если архивист находится в хранилище, в котором хранятся другие части фондов, он или она должны составить план работы, который охватывает или, по крайней мере, признает весь набор материалов от одного и того же составителя.
Обследование коллекций - это строго наблюдательная задача, без каких-либо изменений или перестановок в материалах. Поскольку многие организации требуют использования шаблона или рабочего листа для обеспечения полноты и согласованности опросов, типичными конечными продуктами сбора данных являются заполненный рабочий лист опроса и план обработки. После завершения опроса материалы могут быть предоставлены исследователям без дополнительной обработки, сохранены для будущей обработки, когда будут доступны ресурсы, или немедленно перейти к обработке.
Размещение материалов должно быть выполнено с соблюдением двух архивных принципов, которые соответствуют требованиям: происхождение и первоначальный порядок.
Согласно Согласно принципу происхождения, материалы отправителя должны храниться вместе и отделены от материалов других отправителей. Согласно правилам происхождения, поддержание материалов должно включать их совместное использование для поиска и извлечения (так называемое интеллектуальное расположение) и может включать их физическое хранение вместе, если это целесообразно. Кроме того, если материалы перешли из рук в руки помимо создателя, происхождение предмета включает всех, кто пришел после создателя, и любые изменения, которые они вносят в коллекцию, такие как вставки, удаления, перестановка.
Согласно В соответствии с принципом первоначального порядка расположение материалов создателем имеет ценность, потому что оно отражает то, как они первоначально использовали коллекцию и получили к ней доступ, а также то, как записи соотносятся друг с другом, что может быть связано с первоначальной целью записей. В зависимости от коллекции переупорядочение материалов может не потребоваться, если кажется, что был сохранен логический исходный порядок, расположение дает контекстные подсказки о цели записей, и расположение не мешает доступу исследователя к материалам. Если требуется переупорядочение, обработчики архивов упорядочивают материалы на уровне коллекции, уровне серии, уровне подсерии, уровне ящика, уровне папки или уровне элемента. Уровень организации определяется рядом факторов, которые включают, но не ограничиваются, упорядоченность материала, вероятный исследователь интерес и исследовательскую ценность в коллекции, а также политику и ресурсы хранилища.
Если требуются задачи по расстановке, расстановка - это первый этап физической обработки материалов после обследования. Помимо перестановки материалов, может также произойти прополка материала, который не соответствует руководящим принципам сбора в хранилище, а также мероприятия по сохранению, описанные ниже.
Обычно делаются более подробные описания, чем те, которые получаются в результате сбора материалов. Помимо опроса, отдельные лица, обрабатывающие коллекцию, могут создавать список «серий» и «подсерий», список содержимого ящиков (также называемый описанием на уровне ящиков), списки папок (описание на уровне папок) или даже полный инвентарные списки, которые включают административные истории или биографические записи, примечания об объеме, информацию о приобретении и информацию о обработке архивной обработки, которую получил материал. В некоторых репозиториях будет проводиться описание выбранных документов в коллекции или группе записей на уровне элементов, если ценность исследования будет признана чрезвычайно высокой, ожидается интенсивное использование или повышен риск кражи.
Письменное описание коллекции обычно называется вспомогательным средством поиска. Основная цель справочного пособия - облегчить пользователям доступ к коллекции материалов, а также может быть полезна другим архивариусам, которые предоставляют справочные услуги по материалам в настоящее время и в будущем. Самые ранние средства поиска были известны как «календари » и обычно состояли из перечисления отдельных документов в хронологическом порядке, что было предпочтительным организационным методом историков, которые были их основными пользователями в то время. Используемые в настоящее время формы средств поиска различаются по длине и делятся на несколько категорий по типу, причем инвентаризация преобладает в конце 20-го и начале 21-го веков. Многие архивы размещают свои средства поиска в Интернете, чтобы расширить доступ к своим фондам, а некоторые из них закодированы (см. Раздел «Стандарты» ниже) для облегчения распознавания поисковыми системами.
Несколько стандартов Управляйте архивными описаниями, некоторыми национальными и некоторыми международными. ISAD (G), Общее международное стандартное архивное описание, определяет элементы, которые должны быть включены в вспомогательное средство поиска. Существуют и другие стандарты содержания. В Соединенных Штатах собственные имена можно сверять с Библиотекой Конгресса Авторитетные файлы имен, а предметные заголовки взяты из LCSH. Жанровые термины часто берутся из Тезаурус по искусству и архитектуре. Многие средства поиска закодированы (помечены ) в XML ; в таких случаях можно использовать стандарт зашифрованное архивное описание (EAD). Кроме того, хранилища могут следовать местной практике, разработанной для того, чтобы средства поиска служили их конкретной миссии.
Общество американских архивистов (SAA) опубликовало ряд передовых практик для американских архивистов; двумя важными являются, часто сокращенно APPM, и Describing Archives: A Content Standard (DACS). Публикация SAA «Стандарты архивирования» Описание: Справочник содержит обзор соответствующих стандартов для всех этапов архивирования и обработки рукописей. Группа исследовательских библиотек опубликовала документ о передовых методах работы с EAD.
Ассоциация архивов и документации, британский эквивалент SAA, опубликовала ряд передовых практик для британских архивистов по различным темам, от хранения школьных документов до исторических бухгалтерских записей.
Австралийское общество архивистов опубликовало в 2004 году «Описание архивов в контексте: руководство по австралийской практике», которое обеспечивает основу для описания с использованием Австралийской системы серии. Описание серии основывается на приоритете серии как основы для организации и описания, а не на фондах, как это принято в других юрисдикциях.
Архивная обработка часто включает в себя базовые методы сохранения, такие как удаление скоб и скрепок, размещение материалов в бескислотных папках и коробках, изоляция кислотных материалов, чтобы избежать миграции кислоты, фотокопирования поврежденных или кислых документов и разворачивания бумаги. В последние несколько лет в архивах и репозиториях рукописей наблюдается тенденция пробовать новые способы уменьшения количества невыполненных работ и максимально быстрого доступа к материалам, описанная и поощряемая статьей 2005 г. "Больше продукта, меньше процесса: модернизация традиционной архивной обработки "Марк А. Грин и Деннис Мейснер. Их метод не одобряет эти базовые практики в интересах ускорения обработки, чтобы обеспечить более быстрый доступ исследователям. В их аргументе также признается допущение о надлежащем контроле микроклимата в современных учреждениях, который замедлит порчу кислой бумаги и ржавление металлических застежек.
