Войти
A Помощь в поиске в контексте архивоведения - это инструмент, содержащий подробную, проиндексированную и обработанную информацию о конкретная коллекция записей в архиве. Пособия по поиску часто состоят из документальной описи и описания материалов, их источника и структуры. Помощь в поиске коллекции обычно составляет объект происхождения коллекции, происхождение, или архивист или библиотекарь во время архивной обработки. Помощь в поиске служит для поиска конкретной информации в коллекции. Помощь при поиске может также помочь архивному хранилищу управлять своими материалами и ресурсами.
Средства поиска используются, чтобы помочь специалистам в области информации и исследователям находить материалы в архиве 
Каталог карточек в Библиотеке Конгресса История Поиск средств отражает историю информации. У древних шумеров были свои собственные системы указателей для размещения бюрократических и административных записей. Помощью находки в XIX и XX веках были бумажные документы, такие как списки или учетные карточки. В 21 веке они могут быть созданы в электронных форматах, таких как электронные таблицы или базы данных. Стандартный машиночитаемый формат для помощи в поиске коллекций рукописей, широко используемый в США, Канаде, Великобритании, Франции, Австралии и других странах, - это Закодированное архивное описание.
Средства поиска существуют как центральный инструмент для взаимодействия пользователей и архивистов с архивными коллекциями. Фройнд и Томс отмечают, что поисковые пособия стали предпочтительным средством взаимодействия пользователей с коллекцией в результате печатного характера большинства исторических материалов. Далее они объясняют, что справочное пособие в этой печатной форме предназначено для описания одной коллекции или расположения схожего происхождения. Клейтон МакГихи утверждает, что архивисты и репозитории отдали предпочтение поисковому помощнику как средству организации своих коллекций, поскольку оно позволяло им интеллектуально и физически контролировать находящиеся в них предметы. Архивисты могли приобретать, удалять, редактировать и реорганизовывать материалы. Вспомогательные средства могли отражать эти изменения в коллекции, но также отражали, что только архивисты будут знать об этих изменениях в коллекции. Бумажные коллекции со вспомогательными средствами поиска гарантируют, что читатели будут полагаться на архивариуса при поиске и использовании материалов.
Содержание справочного пособия может отличаться в зависимости от типа материала, который он описывает. Обычно вспомогательное средство поиска включает в себя описание объема коллекции, биографическую и историческую информацию, относящуюся к коллекции, а также ограничения на использование материалов или доступ к ним. Вспомогательные средства могут быть подробными описаниями со списком содержимого. Они также могут включать предметные заголовки, взятые из LCSH, AAT или другого контролируемого словаря, и могут давать перекрестные ссылки на связанные коллекции в других репозиториях. Элементы данных, необходимые для средств поиска, определены Международным советом архивов в Общем международном стандартном описании архивов (ISAD (G) ). Существуют различные национальные реализации ISAD (G), такие как Describing Archives: A Content Standard, используемый в США.
Процесс создания справочного пособия часто начинается с архивного описания. Например, Закодированное архивное описание требует базового описания коллекции, списка контролируемых терминов словаря, административной информации, биографической информации, объема и содержания, расположения, описания компонентов и других описательных данных. В связи с отсутствием универсального стандарта поиска вспомогательных средств эти элементы часто используются в качестве основы.
Базовое описание, Обзор коллекции, или Сводная информация обычно является первым разделом справочного пособия, содержащим информацию о коллекции. создатель, физическое пространство, которое коллекция занимает в архиве, а также диапазон дат и реферат ее документов. В Биографическая / историческая записка описывает коллекцию с точки зрения периода времени, когда она была создана, предоставляя справочную информацию о человеке или организации. Он также может описать историю коллекции. В примечании Объем и содержание кратко объясняется происхождение коллекции, ее расположение и диапазон дат, а также в целом, какие материалы она содержит: письма, отчеты, фотографии, аудио / видео и т. Д..
Раздел Доступ и использование, содержащий информацию об использовании коллекции, такую как условия доступа и ограничения. Проблемы использования, которые могут повлиять на исследователей, могут включать соглашения с донорами, ограничивающие доступ, информацию об авторских правах, историю владения коллекцией, любые дополнительные форматы, которые может иметь коллекция, и то, принимает ли коллекция дополнения. Дополнительная информация содержит подробную информацию о связанных материалах, языке, инструкциях по цитированию, спонсорах и дате обработки. Условия поиска обычно представляют собой список предметных заголовков, любых личных, корпоративных или фамильных имен, географических заголовков и жанровых терминов, относящихся к содержанию коллекции.
Порядок - это способ, которым была заказана коллекция (как правило, в соответствии, насколько это практически возможно, с ее первоначальным порядком ). Иерархические уровни организации обычно состоят из групп записей, содержащих серии, которые, в свою очередь, содержат ящики, папки и элементы.
Список содержимого - это список материалов коллекции до уровня коробки и папки. Описания серий, содержащие заголовок, даты публикации и краткое описание содержания каждой серии. Описания серий могут также включать диапазон контейнеров, заявление о типе договоренности и примечание о любых ограничениях для каждой серии (например, эмбарго на публичный доступ на установленный период по соображениям конфиденциальности).
Закодированное архивное описание было создано в 1998 году для использования средств поиска в онлайн-среде. Его создание позволило разработать последовательный национальный стандарт в США для терминологии поиска помощи.
Кандида Фентон пишет: «Определение типа документа с закодированным архивным описанием (EAD DTD) - это непатентованный стандарт кодирования, который определяет структуру электронного помощь в поиске архивов. Стандарт был разработан в ответ на растущую роль сетей в доступе к информации, описывающей архивные фонды, и для обеспечения возможности обмена записями между хранилищами ».
Однако иерархический формат средств поиска EAD имеет вызвали некоторые разногласия среди пользователей, поскольку архивисты отметили, что это увековечивает те же заблуждения относительно средств поиска для пользователей.
Фройнд и Томс утверждали, что коллекции становятся доступными в цифровом виде в большем количестве Часто от архивистов нельзя ожидать, что они будут помогать пользователям во всех их нуждах. Клейтон МакГихи выразил обеспокоенность отсутствием взаимодействия между средствами поиска в различных библиотеках и репозиториях. Он утверждал, что для того, чтобы оставаться на связи с быстрым обменом и распространением информации, средства поиска должны взаимодействовать с электронными библиотеками. Лаура Фарли утверждала, что обе эти озабоченности по поводу скорости изменения информации и необходимости адаптации могут быть дополнены добавлением пользовательских аннотаций к средствам поиска в Интернете. Фарли также отметил, что комментарии пользователей могут помочь архивариусам выделить полезные элементы, не указанные в дошедшем до нас справочнике. Она заключает, что
интерактивные средства совместного поиска с пользовательскими аннотациями возможны для репозитория любого размера и бюджета, что приведет к созданию более полных ресурсов для пользователей и архивистов... Чтобы добиться успеха в достижении пользователей, архивисты должны открыться для новое сотрудничество с разнообразными сообществами за пределами академического мира, отказ от роли хранителей записей и приглашение к открытому общению с пользователями.
