Войти
A Система управления коллекциями (CMS ), иногда называемая информационной системой коллекций, это программное обеспечение, используемое коллекционерами коллекционного учреждения или отдельными частными коллекционерами и любителями коллекционирования или энтузиастами. Коллекционирующие учреждения - это в первую очередь музеи и архивы, которые охватывают очень широкий диапазон - от огромных международных организаций до очень маленьких или специализированных учреждений, таких как местные исторические музеи и общества охраны природы. Во-вторых, библиотеки и галереи также собирают учреждения. Системы управления коллекциями (CMS) позволяют отдельным лицам или учреждениям, занимающимся коллекциями, организовывать, контролировать и управлять своими объектами коллекций, «отслеживая всю информацию, относящуюся к этим объектам и о них». В более крупных организациях CMS может использоваться сотрудниками коллекций, такими как регистраторы, менеджеры коллекций и хранители, для записи такой информации, как расположение объектов, происхождение, кураторская информация, отчеты о сохранении, профессиональные оценки и истории выставок. Вся эта записанная информация затем также доступна и используется другими институциональными отделами, такими как «образование, членство, бухгалтерский учет и администрация».
Хотя ранние системы управления коллекциями каталогизировали базы данных, по сути, цифровые версии карточных каталогов, более современные и передовые системы используются для улучшения связи между музейными сотрудниками, а также для автоматизации и управления задачами и рабочими процессами, связанными с коллекциями. Системы управления коллекциями также используются для предоставления доступа к информации о коллекциях и объектах учреждения академическим исследователям, институциональным волонтерам, и общественности, все чаще с помощью онлайн-методов.
С тех пор, как в 1960-х годах были разработаны машиночитаемые стандарты для библиотек, музеи проявили интерес к использованию компьютеров для записи информации о своих коллекции. Однако потребности музеев сильно отличаются от потребностей библиотек; в то время как библиографическая информация об объекте библиотечной коллекции обычно статична, музейные записи постоянно меняются из-за постоянной потребности в добавлении новой информации о музейных объектах в записи. Еще в 1967 году Museum Computer Network (MCN), неофициальная группа музеев Нью-Йорка, попыталась создать базу данных управления коллекциями под названием GRIPHOS и в Метрополитен-музей и на конференции IBM в 1968 году докладчики обсудили текущие и предлагаемые проекты по автоматизации управления коллекциями. Стремясь координировать исследования по разработке этих систем, профессиональные ассоциации, такие как Координационный комитет музейных банков данных (MDBCC), образованный в 1972 году, были созданы для распространения информации о компьютерах и базах данных среди музеев, заинтересованных во внедрении компьютеризированных систем коллекций. В течение 1980-х годов системы управления коллекциями стали более продвинутыми с появлением реляционных баз данных, которые «[связывают] каждую часть данных с каждой другой частью», и в это время некоторые из популярных сегодня систем были первоначально разработаны для конкретных учреждений «на основе общих реляционные базы данных »- например, The Museum System для Музея искусств Метрополитен и Re: Discovery Software's Proficio для Monticello Фонда Томаса Джефферсона - до того, как они были выпущены как коммерческие продукты. В 1990-е годы с компьютерами становясь быстрее и дешевле, а с появлением Интернета программное обеспечение для управления коллекциями стало гораздо более сложным, способным «представлять изображения, сортировать информацию в любой из множества конфигураций, записывать выставочную информацию, отслеживать местоположения и взаимодействовать с веб-сайтом музея.. "
Хотя в 1960-х годах целью было использование компьютеров для ведения учета коллекций в целях отчетности, MCN Executive D Директор Эверетт Эллин предупредил, что музейные специалисты должны включать в себя публичный доступ в качестве цели, потому что это «не будет стоить усилий, если музеи только создадут прославленную систему хранения документации». Системы управления коллекциями стали важнейшими инструментами в увеличении публичный доступ к информации о коллекциях, расширение типов записываемой информации. То, что когда-то было «простым инструментом для хранения и инвентаризации коллекций», стало «надежным и мощным инструментом для сохранения всей информации о музейных объектах», включая интерпретирующий материал, цифровые объекты и цифровые суррогаты. Поскольку некоторые системы управления коллекциями теперь включают Управление цифровыми активами и хранение информации о содержании, многие музейные специалисты начали использовать аббревиатуру CMS для обозначения «Система управления контентом."
В 1997 году, искусствовед и консультант по изучению музейной информации Роберт А. Барон изложил требования к системам управления коллекциями, но не в виде списка видов информации об объектах коллекций, которая должна быть записана, а скорее в виде списка мероприятий, связанных с коллекциями, таких как администрирование, заем, выставка., сохранение и поиск, задачи, за которые музеи отвечали задолго до изобретения компьютеров, и многие современные системы управления коллекциями Системы выходят за рамки каталогизации, помогая управлять этими процессами и рабочими процессами. Контрольный список критериев программного обеспечения для управления коллекциями (CMSCC) Canadian Heritage Information Network (CHIN), который призван быть исчерпывающим списком видов информации, которую музей может захотеть записать в CMS, упорядочивает этот список по процессы и действия, а не тип информации. Контрольный список «описывает ряд функций, обычно включаемых в коммерческую CMS, которые могут помочь музею определить, какие функции имеют приоритет».
Управление и документирование информации и задач, связанных с предметы, поступающие в музей, включая записи о приобретении или ссуде, квитанции, запись о причине депонирования объекта и запись о возврате объекта его владельцу.
Управление и документация объектов, добавленных в коллекцию учреждения, включая инвентарные номера, каталожные номера, название или название объекта, дату приобретения, метод приобретения и передача права собственности. Существует множество различных систем нумерации, и CMS должна позволять учреждению использовать его существующую систему нумерации.
Идентификация объектов, за которые учреждение несет юридическую ответственность, включая предоставленные в кредит объекты и объекты, которые не были присоединены. Записываемая информация включает местоположение и статус объекта.
Записи о текущем и прошлом местонахождении объекта на территории учреждения, чтобы его можно было определить, включая даты перемещения и разрешения на перемещение.
Информация, которая описывает и идентифицирует объекты, включая создателя / создателя / художника, дату (даты) создания, место создания, происхождение, историю объекта, исследования объекта и подключения к другим объектам.
Управление информацией о сохранении объекта «с точки зрения куратора и управления коллекциями », включая запросы на сохранение, отчеты об исследованиях, отчеты о состоянии, записи превентивные действия и истории лечения.
Управление информацией о потенциальных угрозах для объектов коллекций, включая документацию о конкретных угрозах, записи превентивных мер, планы и процедуры действий в случае бедствий, а также контакты в чрезвычайных ситуациях.
Документирование потребностей в страховании объектов, за которые несет ответственность организация (включая объекты ссуды), а также денежную стоимость объектов для целей страхования. Это может включать имена и контактная информация оценщиков, а также история оценки.
Управление выставкой или показом объекта, включая историю выставки и документы Оценка исследования объекта для выставки. Более продвинутые системы управления коллекциями могут иметь возможность представлять информацию из системы на веб-сайте музея или на онлайн-выставке.
Управление объектами, покидающими территорию учреждения и перемещаемыми в другое место, включая информацию о местонахождении, примечания к упаковке, размеры ящиков, разрешения, таможенную информацию и документирование средств перевозки (включая курьерскую информацию).
Управление временной передачей ответственности за объект из музея другому учреждению или наоборот, включая кредитные договоры, историю ссуд, записи затрат и платежей, упаковочные листы и записи просроченных кредитов.
Управление и документирование объектов, которые прекращают свое участие и оставляют коллекцию учреждения, либо путем передачи, продажи, обмена или уничтожения / потери, включая передачу название, записи об утверждении и причина удаления.
Система управления коллекциями должна иметь возможность хранить данные, редактировать данные, удалять data, доступ к данным через запросы, сортировка данных и вывод данных в виде отчетов. Данные хранятся в виде таблиц и вводятся в систему (а иногда и редактируются) с помощью форм. Запросы - это поисковые запросы, которые помогают получить определенные данные из системы, а отчеты - «средства, с помощью которых результаты запроса отображаются или распечатываются».
Эффективная CMS, такая как хорошая реляционная база данных, не должна иметь повторяющихся записей и не должна требовать, чтобы одна и та же информация регистрировалась более чем в одном месте в системе. В то же время система должна быть достаточно гибкой, чтобы вмещать больше данных по мере расширения коллекций. Пользователь также должны понимать, что не вся информация должна вводиться в систему управления коллекциями; например, сложная информация, такая как сложные размеры и измерения. Некоторые учреждения могут не захотеть записывать конфиденциальную информацию, такую как данные частных доноров, в CMS и вместо этого хранить ее в ручной файл или отдельный безопасный цифровой файл с указателями на местоположение файла, записанными в CMS. Однако другие утверждают, что такая конфиденциальная информация должна быть записана в CMS, чтобы Обнаружить информацию в случае аварии, когда ручные файлы могут быть уничтожены.
CMS должна иметь «встроенный процесс резервного копирования и восстановления» для защиты данных не только от сбоя оборудования и сбоев, но и от человеческой ошибки, которая может привести к потере или повреждению данных. Избыточные копии информации должны храниться в нескольких местах, а процесс резервного копирования может быть автоматизирован.
Поскольку компьютеризированная система «требует гораздо большей точности при использовании язык для каталогизации и поиска данных, чем в ручной системе », стандарты данных и метаданных должны применяться в системе управления коллекциями. Стандарты данных определяют правила ввода информации в систему, а данные, которые были введены в систему согласованным образом, обеспечивают более точный и точный поиск информации и упрощают обмен данными между различными системами.
Три типа стандартов данных - это структура, содержание и значение:
, хотя большинство из них стандарты данных применяются к каталогизации и описанию культурных объектов, также предпринимаются усилия по созданию стандартов данных для коллекций естественной истории. Основанный на Дублинском ядре, стандарт Darwin Core (DwC) - это стандарт структуры данных для информации о биоразнообразии, чей «глоссарий терминов» - это «поля» и «элементы», необходимые для каталогизации биологических и естественных исторических образцов и образцы.
Признавая важность стандартов данных для многих пользователей, некоторые разработчики заявляют, что их системы управления коллекциями соответствуют определенным стандартам. Например, CMS музея Adlib «сертифицирована как SPECTRUM-совместимая от Collections Trust» и «также включает другие международные стандарты, такие как рекомендации« CIDOC »и Getty« Object ID ».
Система управления коллекциями должна иметь меры безопасности, которые «гарантируют, что только уполномоченные лица могут вводить, редактировать или просматривать» информацию, содержащуюся в системе. Однако растет спрос на публичный доступ к некоторым коллекциям и информации об объектах, содержащейся в CMS, что «помогает выполнять миссию музея по просвещению общественности и доказывает, что объекты, находящиеся в общественном достоянии, используются на благо общества», в то время как также поощрение сотрудников коллекций к «поддержке элементарного управления коллекциями», гарантируя, что информация об объекте является точной, прежде чем она станет общедоступной. Система должна позволять общественности проводить и уточнять поиск общедоступной информации в системе.
CMS также должна позволять сотрудникам коллекций управлять информацией о правах на воспроизведение объектов, за которые несет ответственность учреждение, включая тип применяемой схемы авторского права (например, авторское право США или лицензия Creative Commons ), право собственности на авторские права и цифровые водяные знаки.
Поскольку у каждого музея разные потребности, музей должен провести оценку потребностей перед выбором системы управления коллекциями. Музей должен определить, какими коллекционными процессами он должен управлять системе. Музей также должен определить, кто будет использовать систему, и рассмотреть такие факторы, как размер коллекции (как в настоящем, так и в будущем), технические навыки персонала и бюджет / цены. Еще одна рекомендация - наметить краткосрочные и долгосрочные цели для новой CMS, а затем определить, как система может помочь повысить эффективность музея.
Управление коллекциями Системы берут свое начало в каталогизации и регистрации, и, следовательно, большинство систем управляют информацией и записями «с точки зрения куратора и управления коллекциями». Информация о сохранении в этих системах часто ограничивается отчетами о состоянии и документированием истории лечения. Хотя некоторые передовые системы позволяют регистраторы для управления задачами рабочего процесса, такими как утверждения и квитанции, большинство систем не могут управлять рабочими процессами по консервации. Многим реставраторам также нужна система, которая может не только хранить и управлять консервационной документацией, но и легко обмениваться этой информацией с другими консерваторами и учреждениями.
