Войти
Протокол первого заседания Комитета Фонда помощи при землетрясении в Хокс-Бей Минуты, также известные как протоколы встречи (аббревиатура MoM ), протоколы или, неофициально, заметки, представляют собой мгновенные письменные записи встреча или слушание. Обычно они описывают события собрания и могут включать список участников, изложение вопросов, рассмотренных участниками, и соответствующие ответы или решения по этим вопросам.
Название «минуты», возможно, происходит от латинской фразы minuta scriptura (буквально «мелкое письмо»), означающей «грубые записи».
Протокол может быть составлен во время собрания машинисткой или судебным докладчиком, которые могут использовать стенографическую запись, а затем подготовить протокол и затем выдать его участникам. В качестве альтернативы, собрание может быть записано на аудио, записано на видео, или назначенный или неофициально назначенный группой секретарь может делать заметки, протокол которых готовится позже. Многие правительственные учреждения используют программное обеспечение для записи протоколов для записи и подготовки всех протоколов в режиме реального времени.
Протоколы являются официальным письменным протоколом собраний организации или группы. Это не стенограммы этих судебных заседаний. Используя Правила порядка Роберта в новой редакции (RONR), протокол должен содержать в основном запись о том, что было сделано на собрании, а не то, что было сказано участниками. В организации могут быть свои правила относительно содержания протокола.
Для большинства организаций или групп важно, чтобы протоколы были краткими и включали только краткое изложение решений. Стенографический отчет (стенограмма) обычно не используется. Если этого не требуют правила организации, краткое изложение обсуждений на собрании не является ни необходимым, ни целесообразным.
Протоколы определенных групп, таких как корпоративный совет директоров, должны храниться в архиве и являются важными юридическими документами. Протоколы заседаний совета директоров ведутся отдельно от протоколов общих собраний членов той же организации. Также отдельно могут храниться протоколы исполнительных заседаний. От комитетов не требуется вести официальные протоколы, хотя могут быть сделаны менее формальные записи. Для комитетов их официальные записи - это отчеты, представленные их головному органу.
Формат минут может варьироваться в зависимости от стандартов, установленных организацией, хотя существуют общие правила. Правила порядка Роберта содержат образец набора протокол.
Обычно протокол начинается с названия органа, проводящего собрание (например, совета), и может также включать место, дату, список присутствующих людей и время, когда председатель призвал собрание к порядку.
Поскольку основная функция протокола - записывать принятые решения, все официальные решения должны быть включены. Если официальное предложение предложено и поддержано, то (независимо от того, принято ли оно) оно записывается. Также может быть включен счет подсчет голосов. Часть протокола, посвященная обычному движению, может просто отмечать то, что определенное движение было «передано Энн и принято». Не обязательно указывать имя человека, который секундирует движение. Если есть подсчет голосов, достаточно записать количество людей, проголосовавших за и против предложения, но запросы участников записать свои голоса поименно могут быть разрешены. Если решение принято поименным голосованием, то все отдельные голоса записываются поименно. Если это сделано с общего согласия без официального голосования, этот факт может быть записан.
Протокол может заканчиваться отметкой о времени, когда собрание было отложено.
Протоколы иногда представляются ответственным за них лицом (часто секретарем) на следующем собрании для обзор. Традиционная заключительная фраза - «С уважением» (хотя это уже не распространено), за которой следует подпись офицера, его или ее напечатанное (или напечатанное) имя и его или ее титул.
Обычно одно из Первым пунктом порядка ведения дел или повестки дня собрания является чтение и утверждение протокола предыдущего собрания. Если члены группы соглашаются (обычно с единодушного согласия ) с тем, что письменный протокол отражает то, что произошло на предыдущем собрании, то они утверждаются, и факт их утверждения записывается в протоколе текущего собрания. встреча. Если будут обнаружены существенные ошибки или упущения, протокол может быть изменен и повторно представлен позднее. Незначительные изменения могут быть внесены немедленно с использованием обычных процедур поправок, а измененный протокол может быть утвержден «с поправками». Обычно уместно отправить черновик протокола всем членам до собрания, чтобы собрание не было отложено из-за прочтения проекта.
