Управление форматами данных (DFM ) - это приложение систематического подхода к выбору и использованию форматов данных, используемых для кодирования информации для хранения на компьютере.
На практике управление форматами данных - это анализ форматов данных и связанных с ними технических, юридических или экономических атрибутов, которые могут как улучшать, так и снижать способность цифрового актива или данной информационной системы соответствовать определенным целям..
Управление форматом данных необходимо по мере роста количества информации и числа людей, создающих ее. Это особенно актуально, поскольку информацию, с которой работают пользователи, сложно генерировать, хранить, ее получение или распространение требует больших затрат.
Управление форматом данных как аналитический инструмент или подход не зависит от формата данных.
Исторически люди, организации и предприятия классифицировались по типу компьютера или операционной системы. Сегодня, однако, это в первую очередь программное обеспечение для повышения производительности, такое как программы для работы с электронными таблицами или текстовыми редакторами, и способ хранения информации в этих программах, который также определяет сущность. Например, при просмотре веб-страниц не важно, какой компьютер отвечает за хостинг сайта, важно лишь то, что публикуемая им информация имеет формат, доступный для просмотра браузеру. В этом случае формат данных опубликованной информации больше связан с определением совместимости, чем с базовым оборудованием или операционной системой.
Было создано несколько инициатив для записи этих широко используемых форматов данных и доступного программного обеспечения для их чтения, например проект Pronom в Национальном архиве Великобритании.