Личный помощник

редактировать

Бывший президент США Барак Обама с личным секретарем президента Кэти Джонсон

A личный помощник, также именуемый личным помощником (PA) или личным секретарем (PS), - это должность, описывающая человека, который помогает конкретному человеку в его повседневных делах. или личные задачи.

Содержание

1 Обязанности, ответственность и функции
2 В явлениях, связанных с бизнесом
3 Карьерный рост
4 См. также
5 Ссылки

Обязанности, ответственность и функции

Помощник помогает с распоряжением временем и распорядком дня, встречами, перепиской и ведением заметок. Роль личного помощника может быть разнообразной, например, отвечать на телефонные звонки, делать заметки, планировать встречи, отправлять электронные письма, текстовые сообщения и т. Д.

В деловом или личном контексте помощники - это люди, которые предоставляют услуги, облегчающие его или ее работодатель от стресса задач, связанных с управлением личной и / или деловой жизнью. Они помогают с множеством задач по управлению жизнью, включая выполнение поручений, организацию поездок (например, услуги турагента, такие как покупка авиабилетов, бронирование номеров в отелях и аренда автомобилей, а также организация мероприятий, а также выполнение других задач. локализованные услуги, такие как рекомендация другого маршрута на работу в зависимости от условий дороги или путешествия), финансы (оплата счетов, покупка и продажа акций) и шоппинг (планирование питания, запоминание особых случаев, например дней рождения).

Помощники (As) часто выступают в качестве первой точки контакта менеджера с людьми как внутри, так и за пределами организации. Это означает, что их задачи и навыки часто можно разделить на две области: технические навыки и личные навыки.

Задачи могут включать, но не ограничиваются:

разработка и поддержка офисных систем, включая управление данными и их хранение;
организация поездок, виз и проживания и, иногда, поездки с менеджером делать заметки или диктовать на собраниях или оказывать общую помощь во время презентаций;
проверять телефонные звонки, запросы и просьбы и обрабатывать их, когда это необходимо;
встречаться и приветствовать посетителей на всех уровнях стажа ;
организация и ведение дневников и назначение встреч;
работа с входящей электронной почтой, факсами и почтой, часто корреспонденция от имени менеджера;
ведение диктовок и протоколов;
проведение предварительных исследований и представление результатов;
подготовка документов, информационных материалов, отчетов и презентаций;
организация встреч и участие в них, а также обеспечение хорошей подготовки менеджера к встречам;
поддержание связи с клиентами, поставщиками и другим персоналом.

В дополнение к поддержке менеджеры, их команда и отделы, многие PA также имеют свою личную нагрузку и обязанности. Объем функций PA может быть обширным, а дополнительные обязанности могут включать:

выполнение конкретных проектов и исследований;
ответственность за счета и бюджеты;
выполнение некоторых обязанностей менеджера и более тесно сотрудничать с руководством;
замещать менеджера, принимать решения и делегировать работу другим в его отсутствие;
участвовать в процессах принятия решений.

В бизнесе- связанные явления

Люди, которые не могут позволить себе нанять личного помощника для выполнения поручений или ответа на телефонные звонки на полную ставку, могут нанять личного консьержа или помощника на неполный рабочий день. Большинство компаний предлагают личную секретарскую помощь, а также базовые услуги помощника, такие как исследования, составление расписания, организация поездок и многое другое. Затраты на сотрудника, занятого неполный рабочий день, могут в конечном итоге превысить сумму, которую стоило бы нанять сотрудника, работающего полный рабочий день. Другие компании взимают фиксированную ежемесячную плату за услуги личного помощника в зависимости от количества запросов, которые, как ожидается, будут размещаться каждый месяц. В дополнение к услугам личного помощника, которые предоставляются с членством, другие стимулы, такие как местные скидки, услуги консьержа, рекомендации по питанию, а также общие знания и опыт, могут даже превзойти навыки обычного сотрудника личного помощника. Вместо этого новые компании-помощники взимают ежемесячную фиксированную ставку, что позволяет сэкономить деньги.

Небольшим компаниям, особенно начинающим компаниям и компаниям по развитию недвижимости, небольшим каналам YouTube и владельцам небольших веб-сайтов, могут потребоваться услуги личного помощника для управления отдельным руководителем или помощи в офисе, поскольку новая компания начинает свой новый бизнес. Эти личные помощники могут развить большие навыки при рождении новой компании и иметь возможности для продвижения по службе. Другие личные помощники накопят ценные знания и опыт, если решат перейти на другие должности.

Карьерный рост

Персональным помощникам в сфере бизнеса могут быть предложены должности в другом месте компании. Некоторых просят рассмотреть возможность работы на полную ставку в другом месте компании, в зависимости от уровня амбиций и требуемого / желаемого образования. Некоторые работодатели не сразу увидят потенциал личного помощника, и поэтому личный помощник останется на этой должности до тех пор, пока другие должности не станут вакантными.

В последние годы личный помощник знаменитости оказался в центре внимания. Многие помощники знаменитостей использовали известность знаменитостей для создания собственных компаний, как, например, бывшая помощница Мадонны.

См. Также