Регистратор

редактировать
Регистратор в Стокгольм, Швеция

A администратор - это сотрудник, занимающий офис или административную должность. Работа обычно выполняется в зоне ожидания, такой как вестибюль или стойка регистрации организации или предприятия. Титульный администратор присваивается человеку, который нанят в организации для приема или приветствия любых посетителей, пациентов или клиентов и ответа на телефонные звонки. Термин стойка регистрации используется во многих отелях для обозначения административного отдела, где в обязанности администратора также может входить бронирование и назначение номеров, регистрация гостей, работа кассира, проверка кредитоспособности, контроль ключей, а также обслуживание почты и сообщений. Таких портье часто называют служащими на стойке регистрации. Служащие на стойке регистрации занимаются многими областями работы, помогая предприятиям, в которых они работают, включая назначение встреч, ведение дел, ведение документации и другие офисные задачи.

Содержание

  • 1 Обязанности
  • 2 Возможности для продвижения
  • 3 Эволюция и новые технологии
  • 4 См. также
  • 5 Ссылки

Обязанности

Секретарь Белого дома Уильям Симмонс за своим столом в 1946 году, беседует с посетителем

Деловые обязанности администратора могут включать ответы на запросы посетителей о компании и ее продуктах или услугах, направлении посетителей к месту назначения, сортировке и раздаче почты, ответах на входящие звонки по многолинейным телефонам или, ранее в 20 веке, о коммутаторе, назначении встреч, регистрации, ведение документации, клавиатура / ввод данных и выполнение множества других офисных задач, таких как отправка факсов или электронной почты. Некоторые администраторы также могут выполнять бухгалтерские или кассирские обязанности. Некоторые, но не все офисы могут ожидать, что администратор будет подавать гостям кофе или чай и поддерживать порядок в вестибюле.

Администратор также может взять на себя некоторые функции охранника контроля доступа для организации путем проверки личности сотрудников, выдачи пропусков для посетителей, а также наблюдения и сообщения о любых необычных или подозрительных лицах или действиях.

Администратор часто является первым деловым контактом, которого человек встретит в любой организации. Большинство организаций ожидают, что администратор всегда будет вести себя спокойно, вежливо и профессионально, независимо от поведения посетителей. Некоторые личные качества, которыми должен обладать администратор для успешного выполнения своей работы, включают внимательность, ухоженный внешний вид, инициативу, лояльность, зрелость, уважение к конфиденциальности и осмотрительность, позитивный настрой и надежность. Время от времени работа может вызывать стресс из-за взаимодействия с множеством разных людей с разными типами личности, и ожидается, что они будут быстро выполнять несколько задач.

Возможности для продвижения

Ресепшн в Хэмптоне Гостиница гостиница в Нью-Йорке, США

В зависимости от отрасли у администратора в приемной могут быть возможности для нетворкинга с целью продвижения на другие должности в определенной области. Некоторые люди могут использовать этот тип работы как способ познакомиться с офисной работой или узнать о других функциях или должностях в корпорации. Некоторые люди используют работу в приемной как способ заработать деньги, преследуя дальнейшие возможности получения образования или другие карьерные интересы, например, в исполнительском искусстве или в качестве писателей.

Хотя многие люди, работающие в приемной, продолжают занимать эту должность на протяжении всей своей карьеры, некоторые администраторы могут перейти на другие административные должности, например, представителем службы поддержки, диспетчером, интервьюеры, секретарь, помощник по производству, личный помощник или помощник руководителя. В небольших компаниях, таких как кабинет врача или адвоката, администратор также может быть офис-менеджером, который отвечает за выполнение разнообразных бизнес-операций среднего звена. Например, в гостиничном бизнесе роль ночного администратора почти всегда совмещается с ежедневной консолидацией счетов и отчетностью, более известной как ночной аудит.

. Когда администраторы уходят с работы, они часто переходят на другие области карьеры. такие как продажи и маркетинг, связи с общественностью или другие занятия со СМИ.

Несколько известных людей вначале были администраторами, например, Бетти Уильямс, со-лауреатом Нобелевской премии мира 1976 . Многие знаменитости работали администраторами до того, как стали известными, например, певица / автор песен Наоми Джадд и покойная Линда Маккартни, фотограф, предприниматель и жена Битла Пола Маккартни. Другие известные люди, которые начали свою карьеру в качестве регистраторов или работали на местах, включают борца за гражданские права активистку Роза Паркс и бывший Hewlett-Packard генеральный директор Карли Фиорина.

Эволюция и новые технологии

Благодаря достижениям в области коммуникационных технологий некоторые владельцы малого и среднего бизнеса нанимают живого удаленного администратора вместо штатного администратора, работающего полный рабочий день. Как следует из самой фразы, удаленный администратор в режиме реального времени занимается телефонными звонками в компанию в другом месте, используя серверы телефонии частной телефонной станции (PBX). Большинство современных служб администратора могут принимать сообщения, просматривать и переадресовывать звонки, отвечать на основные часто задаваемые вопросы и заполнять веб-формы. Многие службы также могут назначать встречи и принимать заказы по кредитной карте. Некоторые из старых служб администратора существуют уже несколько десятилетий, но они часто работают совсем иначе, чем современные службы.

Развитие сенсорных экранов и двусторонних видеотехнологий меняет способ работы некоторых администраторов. Новые типы систем виртуальных видеорегистраторов теперь позволяют администраторам в реальном времени, внутри или удаленно управлять зонами офисного холла из удаленных мест. Эти виртуальные регистраторы не только отвечают на телефонные звонки, но и приветствуют пришедших посетителей, используя камеру обнаружения движения, чтобы «видеть» посетителей, когда они входят в здание. После этого удаленный регистратор отображается в видеоокне на настенном ЖК-экране, киоске или настольном моноблоке. После этого администратор видеосъемки и посетители могут общаться с помощью двусторонней видеосвязи, что позволяет администратору управлять одной или несколькими зонами офисного лобби из центра.

Развитие автоматизации делопроизводства устранило работу некоторых секретарей. Например, на телефонный звонок может ответить автосекретарь. Тем не менее, администратор, обладающий сильными офисными / техническими навыками, а также искусный вежливость, такт и дипломатия, по-прежнему считается активом делового имиджа компании и по-прежнему очень востребован в деловом мире.

См. Также

Ссылки

Последняя правка сделана 2021-06-03 10:18:46
Содержание доступно по лицензии CC BY-SA 3.0 (если не указано иное).
Обратная связь: support@alphapedia.ru
Соглашение
О проекте