Войти
 | Найти покупка или покупка в Викисловаре, бесплатный словарь. |
Покупка - это процесс, который бизнес или организация использует для приобретения товаров или услуг для достижения своих целей. Хотя есть несколько организаций, которые пытаются установить стандарты в процессе закупок, процессы в разных организациях могут сильно различаться.
Закупки являются частью более широкого процесса закупок, который обычно также включает в себя качество поставщика, транспортировку и логистику.
Менеджеры / директора по закупкам и менеджеры / директора по закупкам руководят процедурами и стандартами приобретения организации. Большинство организаций используют трехстороннюю проверку в качестве основы своих программ закупок. Это включает в себя три отдела в организации, выполняющих отдельные части процесса приобретения. Не все три отдела подчиняются одному и тому же старшему руководителю, чтобы предотвратить неэтичные действия и повысить доверие к процессу. Эти отделы могут быть закупочными, приемными и кредиторскими; или инжиниринг, закупки и кредиторская задолженность ; или менеджер завода, закупка и кредиторская задолженность. Комбинации могут значительно различаться, но отдел закупок и кредиторская задолженность обычно являются двумя из трех задействованных отделов.
Когда принимающий отдел не задействован, это обычно называется двусторонней проверкой или двусторонним заказом на поставку. В этой ситуации отдел закупок выдает заказ на поставку поступление, которое не требуется. Когда на заказ поступает счет-фактура, отдел кредиторской задолженности направляется непосредственно к заказчику заказа на закупку для проверки того, что товары или услуги были получены. Обычно так поступают с товарами и услугами, которые обходят получающий отдел. Несколько примеров: программное обеспечение, поставляемое в электронном виде, работа NRE (неповторяющиеся инженерные услуги), часы консультаций и т. Д.
Исторически отдел закупок выдавал закупку на расходные материалы, услуги, оборудование и сырье. Затем, чтобы уменьшить административные расходы, связанные с повторяющимся заказом основных расходных материалов, были заключены «общие» или «генеральные» соглашения. Эти типы соглашений обычно имеют более длительный срок и увеличенный объем, чтобы максимизировать объемы концепции масштаба. Когда требовались дополнительные поставки, поставщику выдавалось простое разрешение на предоставление товаров или услуг.
Еще один метод снижения административных расходов, связанных с повторяющимися контрактами на общие материалы, - это использование корпоративных кредитных карт, также известных как «Карты закупок » или просто «P-карты». Программы P-card различаются, но все они имеют внутренние проверки и аудит для обеспечения надлежащего использования. Менеджеры по закупкам поняли, что после заключения контрактов на расходные материалы с низкой стоимостью в долларах закупки могут играть меньшую роль в работе и использовании контрактов. По-прежнему существует надзор за формами аудитов и ежемесячных обзоров отчетности, но большая часть их времени теперь доступна для переговоров по крупным закупкам и заключения других долгосрочных контрактов. Эти контракты обычно продлеваются ежегодно.
Эта тенденция отхода от функции ежедневных закупок (тактические закупки) привела к нескольким изменениям в отрасли. Первым было сокращение персонала. Отделы закупок стали меньше. Не было необходимости в армии клерков, обрабатывающих заказы на отдельные детали, как раньше. Еще одним изменением стало сосредоточение внимания на переговорах по контрактам и закупке крупного капитального оборудования. Обе эти функции позволили отделам закупок внести самый большой финансовый вклад в организацию. Появились новый термин и название должности - Стратегический поиск поставщиков и менеджеры по снабжению. Эти профессионалы сосредоточили внимание не только на процессе торгов и переговорах с поставщиками, но и на всей функции снабжения. В этих ролях они смогли повысить ценность и максимизировать экономию для организаций. Эта ценность проявлялась в меньших запасах, меньшем количестве персонала и более быстрой доставке конечного продукта потребителю. Успех менеджеров по закупкам на этих должностях привел к новым назначениям, выходящим за рамки традиционной функции закупок - логистике, управлению материальными потоками, распределению и складированию. Все больше и больше менеджеров по закупкам становились менеджерами по цепочке поставок, выполняя дополнительные функции в своей организации. Менеджеры по закупкам были не единственными, кто стал менеджерами по цепочке поставок. Менеджеры по логистике, менеджеры по материалам, менеджеры по сбыту и т. Д. - все поднялись до более широких функций, а некоторые теперь отвечали за функции закупок.
В бухгалтерском учете закупки - это количество товаров, купленных компанией в течение этого года. Это также относится к информации о виде, качестве, количестве и стоимости купленных товаров, которые необходимо сохранить. Они добавлены в инвентарь. Закупки компенсируются скидками на закупку и. Когда его следует добавить, зависит от политики торговли Free On Board (FOB). Для покупателя этот новый инвентарь добавляется к отгрузке, если политика была FOB точка отгрузки, и продавец удаляет этот товар из своего инвентаря. С другой стороны, покупатель добавил этот инвентарь при получении, если политика была назначена на условиях FOB, и продавец удалил этот товар из своего инвентаря, когда он был доставлен.
Товары, приобретенные для целей, отличных от прямой продажи, например для исследований и разработок, добавляются в запасы и относятся на расходы на исследования и разработки по мере их использования.. Кстати, оборудование, приобретенное для исследований и разработок, не добавляется к инвентарю, а капитализируется как активы.
На следующем рисунке показан обновленный процесс приобретения для основных систем в Министерстве обороны США. Процесс определяется серией этапов, во время которых технология определяется и превращается в жизнеспособные концепции, которые впоследствии разрабатываются и готовятся к производству, после чего произведенные системы поддерживаются в полевых условиях.
Модель процесса приобретения. Процесс позволяет данной системе войти в процесс на любой из фаз разработки. Например, система, использующая непроверенные технологии, войдет в начальные этапы процесса и будет проходить через длительный период технологического созревания, в то время как система, основанная на зрелых и проверенных технологиях, может войти непосредственно в инженерные разработки или, возможно, даже в производство. Сам процесс включает четыре фазы разработки:
Это процесс, при котором организация определяет потенциальных поставщиков для указанных поставки, услуги или оборудование. Полномочия и история этих поставщиков анализируются вместе с продуктами или услугами, которые они предлагают. Процесс выбора претендента варьируется от организации к организации, но может включать в себя составление кредитных отчетов, собеседование с руководством, тестирование продуктов и посещение объектов. Этот процесс не всегда выполняется в порядке важности, а скорее в порядке затрат. Часто менеджеры по закупкам исследуют потенциальных участников торгов, получая информацию об организациях и продуктах из средств массовой информации и своих собственных отраслевых контактов. Кроме того, при закупке потенциальным поставщикам может быть отправлен запрос на информацию (RFI) для сбора информации. Инженеры также будут проверять образцы продуктов, чтобы определить, может ли компания или организация производить необходимые им продукты. Если участник торгов проходит оба эти этапа, инженеры могут решить провести некоторые испытания материалов для дальнейшей проверки стандартов качества. Эти тесты могут быть дорогостоящими и потребовать значительного времени для нескольких технических специалистов и инженеров. Техническое руководство должно принять это решение, исходя из стоимости продуктов, которые они, вероятно, закупят, важности продукта участников торгов для производства и других факторов. Кредитные проверки, собеседование с руководством, посещение заводов, а также другие шаги могут быть использованы, если менеджеры по проектированию, производству и цепочке поставок решат, что они могут помочь в их решении, и затраты будут оправданы.
Другие организации могут иметь меньшие закупочные цели, которые следует учитывать при выборе участников торгов. Организации определяют цели использования компаний, принадлежащих и управляемых определенными этническими группами, или предприятий, принадлежащих женщинам. Значительное использование миноритарных поставщиков может квалифицировать фирму как потенциального участника торгов на контракт с компанией или государственным учреждением, стремящимся расширить свои программы миноритарных поставщиков.
Этот процесс выбора может включать или исключать международных поставщиков в зависимости от целей и критериев организации. Компании, стремящиеся увеличить свою базу поставщиков колесных дисков из Тихоокеанского региона, могут исключить поставщиков из Америки, Европы и Австралии. Другие организации могут стремиться к закупкам внутри страны, чтобы обеспечить более быстрое реагирование на заказы, а также упростить сотрудничество при проектировании и производстве.
Организационные цели диктуют критерии отбора участников торгов. Также возможно, что закупаемый продукт или услуга настолько специализированы, что количество участников торгов ограничено, а критерии должны быть очень широкими, чтобы разрешить конкуренцию. Если только одна фирма может соответствовать спецификациям продукта, менеджеры по закупкам должны рассмотреть возможность использования опции «Единственный источник» или работать с инженерами для расширения спецификаций, если проект допускает изменение спецификаций. Вариант с единственным источником - это часть отбора участников торгов, которая признает, что иногда существует только один разумный поставщик для некоторых услуг или продуктов. Это может происходить из-за того, что ограниченное количество приложений для продукта не может поддерживать более одного производителя, близость к предоставляемой услуге, или продукты недавно разработаны или изобретены, и конкуренция еще не доступна.
Это процесс, который организация использует для закупки товаров, услуг или оборудования. Процессы значительно различаются от строгих до очень неформальных. У крупных корпораций и государственных структур, скорее всего, будут строгие и формальные процедуры. В этих процессах могут использоваться специальные формы заявок, требующие определенных процедур и деталей. Очень строгие процедуры требуют, чтобы заявки открывались несколькими сотрудниками из разных отделов для обеспечения справедливости и беспристрастности. Ответы обычно очень подробные. Претенденты, не ответившие в точности так, как указано, и соблюдающие опубликованные процедуры, могут быть дисквалифицированы. Небольшие частные предприятия, скорее всего, будут иметь менее формальные процедуры. Заявки могут быть отправлены в виде электронного письма всем участникам торгов с указанием продуктов или услуг. Ответы участников торгов могут быть подробными или просто предложенной суммой в долларах.
Большинство процессов подачи заявок многоуровневые. Приобретения на определенную сумму в долларах могут быть «усмотрением пользователя», разрешающим запрос или выбором того, кого они хотят. Этот уровень может составлять от 100 до 10 000 долларов в зависимости от организации. Обоснование заключается в том, что экономия, получаемая при обработке этих запросов, так же как и дорогих предметов, минимальна и не оправдывает затраты времени и средств. Отделы закупок следят за злоупотреблениями пользовательскими привилегиями. Приобретения в среднем диапазоне можно обрабатывать немного более формально. Этот процесс может включать в себя предоставление пользователем котировок от трех отдельных поставщиков. Покупка может быть запрошена или потребоваться для получения котировок. Официальный процесс подачи заявок начинается от 10 000 или 100 000 долларов в зависимости от организации. Заявка обычно включает определенную форму, которую заполняет участник торгов, и должна быть возвращена к указанному сроку. В зависимости от закупаемого товара и организации в заявке может быть указан критерий взвешенной оценки. Другие предложения будут оцениваться по усмотрению покупателя или конечных пользователей. Некоторые заявки могут быть оценены межфункциональным комитетом. Другие предложения могут быть оценены конечным пользователем или покупателем в разделе «Закупки». В частности, в небольших частных фирмах участники торгов могут оцениваться по критериям или факторам, которые имеют мало общего с фактическим предложением, если вообще имеют какое-либо отношение. Примерами этих факторов являются история участия участника конкурса в компании, история участника конкурса с высшим руководством компании в других фирмах и широкий спектр продуктов участника конкурса.
Технические оценки, оценки технической пригодности котируемых товаров или услуг, если это необходимо, обычно выполняются до коммерческой оценки. На этом этапе процесса закупок технический представитель компании (обычно инженер) рассматривает предложение и определяет каждого участника торгов как технически приемлемого или технически неприемлемого.
Техническая оценка обычно проводится по набору заранее определенных критериев технической оценки. Существует два типа критериев: общие критерии (по которым выставляются баллы, если они выполнены) и существенные критерии (невыполнение которых приводит к технической дисквалификации заявки).
Стоимость денег рассчитывается путем умножения применимой процентной ставки в валюте на сумму денег, уплаченную до получения Товара. Если деньги оставались на счету покупателя, то были бы начислены проценты. Эти проценты по сути являются дополнительными расходами, связанными с такими платежами Progress или Milestone.
Место производства принимается во внимание на этапе оценки, прежде всего, для расчета транспортных расходов и региональных вопросов. Например, в Европе фабрики обычно закрываются в августе на летние каникулы. Трудовые соглашения также могут приниматься во внимание и учитываться при оценке, если известно, что в конкретном регионе часто возникают трудовые споры.
Производство срок поставки - это время с момента размещения заказа (или времени, когда покупатель представляет продавцу окончательные чертежи) до момента изготовления и подготовки товаров к доставке. Сроки выполнения зависят от товара и могут составлять от нескольких дней до лет.
Время транспортировки оценивается при сравнении доставки товара с требуемой датой использования Покупателем. Если товары отправляются из удаленного порта при нечастой перевозке судов, время транспортировки может превысить график, и потребуется внести корректировки.
Стоимость доставки - плата за доставку Товара в указанную точку.
Ведение переговоров - ключевой набор навыков в поле "Покупка". Одна из целей агентов по закупкам - приобретение товаров на наиболее выгодных условиях покупателя (или просто «Покупателя»). Агенты по закупкам обычно стремятся снизить затраты, одновременно выполняя другие требования Покупателя, такие как своевременная доставка, соблюдение коммерческих условий (включая гарантию, передачу риска, уступку прав, права аудита, конфиденциальность, средства правовой защиты и т. Д.).
Хорошие переговорщики, имеющие высокий уровень документально подтвержденной «экономии затрат», получают в отрасли премию по сравнению с их компенсацией. В зависимости от трудового договора между агентом по закупкам (покупателем) и работодателем, экономия затрат покупателя может привести к созданию стоимости для бизнеса и может привести к выплате фиксированной ставки или процентной выплаты агенту по закупкам документально подтвержденная экономия затрат.
Отделы закупок, хотя их можно рассматривать как вспомогательную функцию ключевого бизнеса, на самом деле являются отделами, приносящими доход. Например, если компании необходимо купить виджеты на 30 миллионов долларов США, а отдел закупок защищает виджеты за 25 миллионов долларов, то отдел закупок сэкономит компании 5 миллионов долларов. Эта экономия может превысить годовой бюджет отдела, который, по сути, покроет накладные расходы отдела - заработную плату сотрудников, компьютеры, офисные помещения и т. Д.
администрирование обычно состоит из внесения незначительных изменений, дополнений или изъятий, которые каким-либо образом изменяют условия соглашения или Объем поставки Продавца. Такие изменения часто незначительны, но для целей аудита они должны быть задокументированы в существующем соглашении. Примеры включают увеличение количества статей затрат или изменение металлургии конкретного компонента.
Закрытие заказа.
