Войти
Управление офисом - это профессия, включающая разработку, внедрение, оценку и сопровождение процесса работы в офисе или другой организации, чтобы поддерживать и повышать эффективность и продуктивность.
Таким образом, управление офисом является частью общего управления бизнесом, и поскольку элементами управления являются прогнозирование и планирование, организация, командование, контроль и координация, офис является частью общей функции управления.
Офисный менеджмент - это метод планирования, организации, координации и контроля офисной деятельности с целью достижения бизнес-целей, связанный с эффективным и действенным выполнением офисной работы. Успех бизнеса зависит от эффективности его офиса. Объем бумажной работы в офисах в наши дни многократно увеличился из-за индустриализации, демографического взрыва, государственного контроля и применения различных налоговых и трудовых законов к любому бизнесу. Эффективность и результативность, которые являются ключевыми словами в управлении, достигаются только за счет правильного планирования и контроля деятельности, сокращения офисных расходов и координации всей деятельности бизнеса.
«Офисное управление можно определить как задачу планирования, координации, мотивации усилий других для достижения конкретных целей в офисе».
«Офисное управление как функция - это отрасль искусства и науки управления, которая занимается эффективным выполнением офисной работы, когда и где бы она ни была». - Уильям Иф. Леффингуэлл и Эдвин М. Рот.
«Офисное управление - это манипулирование людьми, методами, машинами и материалами и их контроль для достижения наилучших возможных результатов - результатов максимально возможного качества с минимальными затратами эффекта и затрат в кратчайшие возможные сроки, и способом, приемлемым для высшего руководства »- Гарри Х. Уайли.
Это определение подчеркивает использование ресурсов бизнеса, таких как материалы, методы и т. Д., Для достижения целей и результатов наилучшим и дешевым способом и в минимально возможное время.
«Офисный менеджмент - это искусство руководства персоналом офиса в использовании средств, подходящих для его среды, для достижения поставленной цели». - Миллс и Стэндинхфорд.
Согласно этому определению, необходимо правильное понимание объективной цели, чтобы все усилия и действия были направлены на ее достижение. Среда, в которой должна выполняться офисная работа, обеспечивается руководством после надлежащего планирования. Среда - это среда, в которой работают сотрудники предприятия. Сюда входят физические факторы, такие как местоположение, планировка, температура освещения, вентиляция, чистота и т. Д. Сотрудникам также необходимо сообщить о различных законах о ведении бизнеса, таможенных правилах и т.
В этом определении автор трактует офисное управление как искусство руководства и руководства персоналом или служащими в организации при использовании различных средств, таких как машинное оборудование, офисные бланки, руководство, методы и т. Д. В определении подчеркивается развитие людей в офисе, а не направление вещей. Офисное руководство должно понимать поведение и потребности своего сотрудника, чтобы мотивировать его к работе, оказывая на него влияние и обеспечивая стимулы для достижения цели организации.
Проще говоря, офисное управление можно определить как «отдельный процесс планирования, организации, укомплектования кадрами, руководства, координации и контроля офиса, чтобы способствовать достижению целей любого коммерческого предприятия», определение показывает управленческие функции административного менеджера. На следующей схеме показаны различные элементы или функции в процессе управления офисом.
Следующий пункт освещает важность офисного управления:
Цели или Цели - это результаты в количественном выражении, которые должны быть достигнуты в заданное время. Менеджмент заставляет людей осознать цели и направляет их усилия на достижение этих целей.
Управление помогает эффективно использовать ресурсы. Управленцы оптимистично используют скудные ресурсы. Менеджеры обеспечивают координацию и интеграцию различных ресурсов. Именно менеджмент направляет персонал офиса в использовании ресурсов.
Офисные расходы могут быть сокращены только под руководством и контролем эффективного управления. Офис-менеджмент заботится о том, чтобы офисные операции выполнялись самым лучшим и дешевым способом. Снижение затрат - одна из задач управления, которая может быть достигнута за счет упрощения и механизации работы. Благодаря лучшему планированию, разумной организации и эффективному контролю, менеджмент позволяет предприятию снизить затраты и подготовить предприятие к борьбе с острой конкуренцией.
Бесперебойный поток работы возможен только при надлежащем планировании и контроле. Управление обеспечивает эффективное и бесперебойное выполнение работы.
Управление помогает поддерживать эффективность в офисе. Менеджер не только работает и дает результаты, но и делает это наиболее эффективно, чтобы способствовать получению прибыли.
Руководство должно играть важную роль в поддержании жизни организации. Необходимо предвидеть изменения в технологиях и методах и адаптировать их для выживания и роста. Только менеджмент может сделать это и сформировать предприятие в такой меняющейся среде.
Инновации - это поиск новых, отличных и лучших методов выполнения существующей работы. Для планирования инноваций и управления ими важную роль должно играть руководство. Предложения клиентов, информация от продавцов, пристальное наблюдение за деятельностью конкурентов - источник инноваций.
Эффективное управление помогает удерживать талантливых и трудолюбивых сотрудников, обеспечивая им комфортную рабочую среду. Менеджер должен мотивировать своих сотрудников, признавая и оценивая их таланты.
Руководство обеспечивает лидерство, влияя на офисный персонал и направляя его. Менеджеры влияют на своих подчиненных, чтобы они охотно работали для достижения целей организации.
Важность офисного управления состоит в том, что оно помогает в планировании изменений и их внедрении в нужное время и правильным образом. В связи с изменением технологических методов, рабочие процедуры и т. Д. Должны быть изменены для повышения эффективности и экономии. Люди сопротивляются изменениям из-за непонимания причин изменений и отсутствия обучения новым методам. Менеджмент помогает минимизировать сопротивление людей и действует как агент изменений.
Офисное управление помогает в улучшении связей с общественностью и повышении деловой репутации предприятия путем рассмотрения жалоб потребителей и широкой общественности.
Менеджмент приносит пользу не только коммерческим предприятиям, но и различным слоям общества. Он обеспечивает и поддерживает связь с различными поставщиками, банками, страховыми компаниями, правительственными ведомствами и широкой общественностью. Предоставляя свои услуги, он приносит пользу обществу в целом.
Офис-менеджер отвечает за мониторинг и анализ систем, обычно сосредотачиваясь на конкретных результатах, таких как улучшение сроков, оборачиваемости, выпуска, продаж и т. Д. Они могут контролировать или управлять командой администраторов, распределяя роли, нанимая и обучая, а также выпуская задания и проекты. Таким образом, роли разнообразны, часто включая обязанности по широкому спектру функций, таких как:
Личные компетенции, полезные в этой роли: навыки решения проблем, хорошие способности принимать решения, порядочность, находчивость, креативность, напористость, гибкость, навыки управления временем и способность справляться с давлением.
