Войти
Управление жизненным циклом информации (ILM ) относится к стратегиям управления хранилищем системы на вычислительных устройствах.
ILM - это практика применения определенных политик для эффективного управления информацией. Эта практика была основана на управлении информацией в бумажной или другой физической форме (микрофильмы, негативы, фотографии, аудио- или видеозаписи и другие активы).
ILM включает в себя каждую фазу «записи» от ее начала до конца. И хотя он обычно применяется к информации, которая соответствует классическому определению записи (и, таким образом, относится к управлению записями ), он применяется ко всем информационным активам. За время своего существования информация может стать записью, если ее идентифицировать как документирующую бизнес-операцию или как удовлетворение бизнес-потребности. В этом смысле ILM был частью общего подхода управления корпоративным контентом.
. Однако в более общей перспективе термин «бизнес» следует понимать в широком смысле, а не обязательно связывать его с коммерческими или корпоративными контексты. Считается, что большинство записей имеют отношение к корпоративному бизнесу, но не все. Большая часть записанной информации служит для документирования события или критического момента в истории. Примерами являются записи о рождении, смерти, медицинские / медицинские и образовательные записи. Электронная наука, например, является областью, в которой ILM стала актуальной.
В 2004 году Промышленная ассоциация сетей хранения данных от имени отрасли информационных технологий (ИТ) и хранения информации попыталась дать новое более широкое определение https: // abcadda.com/what-are-the-three-stages-of-the-information-lifecycle/. Часто цитируемое определение, опубликованное в октябре на конференции Storage Networking World в Орландо, Флорида, гласило, что «ILM состоит из политик, процессов, практик и инструментов, используемых для согласования ценности информации для бизнеса с наиболее подходящими и затратными». -эффективная ИТ-инфраструктура с момента создания информации до ее окончательной утилизации ". В этом представлении информация согласовывается с бизнес-процессами посредством политик управления и уровней обслуживания, связанных с приложениями, метаданными, информацией и данными.
Политика ILM состоит из всеобъемлющих политик хранения и информации, которые управляют процессами управления. Политика продиктована бизнес-целями и драйверами. Следовательно, политики обычно входят в структуру общего IT управления и управления ; управление изменениями процессов; требования к доступности системы и времени восстановления; и соглашения об уровне обслуживания (SLA).
Эксплуатационные аспекты ILM включают резервное копирование и защиту данных; аварийное восстановление, восстановление и перезапуск; архивирование и долгосрочное хранение; репликация данных; и повседневные процессы и процедуры, необходимые для управления архитектурой хранения.
Инфраструктурные аспекты ILM включают архитектуры и; приложения в зависимости от платформ хранения; безопасность хранения; и центр обработки данных ограничения. В области приложений отношения между приложениями и производственными требованиями, тест и разработка обычно наиболее актуальны для ILM.
Для целей бизнес-документации существует пять этапов, определенных как часть континуума жизненного цикла, за одним исключением. Это:
Создание и получение имеет дело с записями из их точка происхождения. Это может включать их создание членом организации на разных уровнях или получение информации из внешнего источника. Он включает корреспонденцию, формы, отчеты, чертежи, компьютерный ввод / вывод или другие источники.
Распространение - это процесс управления информацией после того, как она была создана или получена. Это включает как внутреннее, так и внешнее распространение, поскольку информация, которая покидает организацию, становится записью транзакции с другими.
Использование происходит после того, как информация распределяется внутри компании, и может генерировать бизнес-решения, документировать дальнейшие действия или служить другим целям.
Обслуживание - это управление информацией. Это может включать такие процессы, как регистрация, поиск и передача. Хотя коннотация «регистрации» предполагает размещение информации в предписанном контейнере и оставление ее там, это еще не все. Хранение - это фактически процесс упорядочивания информации в заранее определенной последовательности и создания системы для управления ею в целях ее полезного существования в организации. Отсутствие надежного метода хранения информации делает ее поиск и использование практически невозможными. Передача информации относится к процессу ответа на запросы, извлечения из файлов и предоставления доступа пользователям, уполномоченным организацией иметь доступ к информации. При удалении из файлов информация отслеживается с помощью различных процессов, чтобы гарантировать, что она будет возвращена и / или доступна другим лицам, которым может потребоваться доступ к ней.
Удаление - это практика обработки информации, доступ к которой осуществляется реже или у которой истек назначенный период хранения. Менее часто используемые записи могут быть рассмотрены для перемещения в «неактивное хранилище записей» до тех пор, пока они не достигнут назначенного срока хранения. «Хотя небольшой процент организационной информации никогда не теряет своей ценности, ценность большей части информации имеет тенденцию к снижению с течением времени, пока она не перестает иметь ценность для кого-либо для каких-либо целей. Ценность почти всей деловой информации достигает максимума вскоре после ее создания и обычно остается активным только короткое время - от одного до трех лет или около того - после чего его важность и использование снижается. Затем запись переводит свой жизненный цикл в полуактивное и, наконец, в неактивное состояние ». Сроки хранения основаны на создании графика хранения для конкретной организации, основанного на исследовании нормативных, законодательных и юридических требований к управлению информацией для отрасли, в которой работает организация. Дополнительные элементы, которые следует учитывать при установлении срока хранения, - это любые бизнес-потребности, которые могут превышать эти требования, а также учет потенциальной исторической, внутренней или постоянной ценности информации. Если информация удовлетворяет всем этим требованиям и больше не считается ценной, ее следует утилизировать способами, соответствующими содержанию. Это может включать обеспечение того, чтобы другие не могли получить доступ к устаревшей или устаревшей информации, а также меры по защите частной жизни и конфиденциальности ».
Долгосрочные записи - это те записи, которые, как установлено, имеют постоянную ценность для организации. В зависимости от периода, указанного в графике хранения, они могут храниться в течение 25 лет или дольше, или им даже может быть назначен «бессрочный» или «постоянный» период хранения. Термин «постоянный» используется гораздо реже за пределами федерального правительства, поскольку невозможно установить требование в отношении такого срока хранения. Необходимо обеспечить управление записями постоянного значения с использованием методов, которые гарантируют, что они остаются постоянно доступными в течение всего времени их хранения. Хотя это относительно легко сделать с записями на бумаге или микрофильмах, обеспечивая соответствующие условия окружающей среды и адекватную защиту от потенциальных опасностей, это менее просто сделать с записями в электронном формате. Существуют уникальные проблемы, связанные с тем, чтобы формат, в котором они были созданы / записаны, оставался жизнеспособным, а носители, на которых они хранятся, оставались доступными. Носители подвержены как деградации, так и устареванию в течение своего срока службы, поэтому необходимо разработать политики и процедуры для периодического преобразования и миграции информации, хранящейся в электронном виде, чтобы гарантировать ее доступность в течение необходимых периодов хранения.
Исключения возникают из-за единичных проблем, выходящих за рамки обычных повседневных операций. Одним из примеров этого является юридическое удержание, судебное удержание или юридическое приостановление, запрошенное поверенным. Далее следует, что менеджер записей поместит юридическое удержание в приложение для управления записями, что предотвратит постановку файлов в очередь для удаления.
Стивенс, Дэвид О. Управление записями: переход от бумажных документов к электронным. Оверленд-Парк, Канзас: ARMA International, 2007.
