Войти
Архивирование электронной почты - это действие по сохранению и обеспечению доступности для поиска всей электронной почты, отправляемой или отправляемой физическому лицу. Решения для архивирования электронной почты захватывают содержимое электронной почты либо непосредственно из самого почтового приложения, либо во время транспортировки. Затем сообщения обычно сохраняются на магнитном диске и индексируются для упрощения поиска в будущем. Помимо простого накопления сообщений электронной почты, эти приложения индексируют и обеспечивают быстрый доступ с возможностью поиска к архивированным сообщениям независимо от пользователей системы, используя несколько различных технических методов реализации. Причины, по которым компания может выбрать решение для архивирования электронной почты, включают защиту критически важных данных, соблюдение требований применимых нормативных требований к хранению и надзору, а также для целей электронного обнаружения. Прогнозируется, что рынок архивирования электронной почты вырастет с почти 2,1 млрд долларов в 2009 году до более 5,1 млрд долларов в 2013 году.
Архивирование электронной почты - это автоматизированный процесс для сохранения и защиты всех входящих и исходящих сообщений электронной почты (а также вложений и метаданных), чтобы к ним можно было получить доступ позже, если возникнет такая необходимость.. Преимущества архивирования электронной почты включают восстановление утерянных или случайно удаленных электронных писем, ускоренное реагирование на аудит, сохранение интеллектуальной собственности, содержащейся в деловой электронной почте и ее вложениях, и «обнаружение электронных данных» в случае судебных разбирательств или внутренних расследований (что произошло, когда, кто сказал какие).
Архивирование электронной почты - это процесс сбора, сохранения и упрощения поиска всего трафика электронной почты, поступающего и исходящего от конкретного лица, организации или службы. Решения для архивирования электронной почты захватывают содержимое электронной почты либо непосредственно с самого почтового сервера (ведение журнала), либо во время передачи сообщения. Затем архив электронной почты можно хранить на магнитной ленте, дисковых массивах или, чаще всего, в облаке. Независимо от местоположения архива электронной почты, он индексируется, чтобы ускорить поиск в будущем, и большинство поставщиков архивов предоставляют пользовательский интерфейс поиска для упрощения построения запроса.
Помимо электронной почты, вложений и связанных метаданных, некоторые приложения для архивирования электронной почты могут также архивировать дополнительные аспекты почтового ящика, включая общие папки, файлы .pst, календари, контакты, заметки, мгновенные сообщения и контекст.
У предприятий или конечных пользователей есть много стимулов инвестировать в решение для архивирования электронной почты, в том числе:
Поскольку предприятия любого размера все больше полагаются на электронную почту, ценность для бизнеса это содержание также растет. Чтобы защитить эту все более ценную информацию (интеллектуальную собственность), были приняты многочисленные стандарты и правила, требующие защиты и хранения записей, а также своевременного ответа на юридические (открытие) и информационные запросы (FOIA). Современные решения для архивирования электронной почты позволяют компаниям соответствовать нормативным требованиям или корпоративным политикам, обеспечивая безопасность и сохранение данных и предоставляя гибкие политики управления данными, позволяющие авторизованным пользователям применять `` юридические удержания '', устанавливать политики хранения и очистки или проводить поиск в нескольких почтовых ящиках для выполнения различных запросы.
Некоторые из основных требований соответствия, определяющих потребность в безопасном архивировании электронной почты, следующие (в алфавитном порядке):
Канада
Германия
Швейцария
Великобритания
США
Обратите внимание, что многие нормативные акты о соответствии требуют сохранения «электронных деловых сообщений», которые состоят не только из электронной почты, но и могут включать обмен мгновенными сообщениями, файл вложения, Bloomberg Messaging, Reuters Messaging, PIN-to-PIN и текстовые SMS-сообщения, VoIP и другие средства обмена электронными сообщениями, используемые в бизнесе.
Для юридического раскрытия решения для архивирования электронной почты снизят общий риск кражи и значительно ускорят электронное обнаружение. Это связано с тем, что сообщения индексируются, предоставляются контрольные журналы, сообщения дедуплицируются и может применяться юридическое удержание / сохранение. Для поддержки судебных разбирательств электронная почта может быть быстро получена, и существует история электронной почты, подтверждающая ее подлинность для цепочки поставок. Для обеспечения соответствия требованиям записи электронной почты хранятся в архиве в соответствии с политиками хранения, определенными администратором. По истечении сроков хранения электронная почта автоматически удаляется приложением архивирования. Чтобы соответствовать требованиям, организация может намеренно уничтожать сообщения электронной почты, если (1) уничтожение производится в соответствии с заявленной политикой компании и (2) уничтожение прекращается немедленно, если происходит инцидент, который может повлечь за собой судебный процесс.
Если в организации есть несколько отдельных приложений, например, для электронного обнаружения, управления информацией о записях и архивирования электронной почты, каждое приложение может иметь отдельную базу данных, и становится трудно исключить дублирование сообщений и гарантировать, что один применяется политика хранения. С юридической точки зрения это важно, поскольку по истечении сроков хранения сообщение должно быть удалено из архива. Сообщения, которые не были очищены, по-прежнему доступны для обнаружения, если в дальнейшем возникнет судебный процесс. Таким образом, без единого архива трудно обеспечить единую политику хранения. Эта проблема усугубляется для крупных организаций, которые обрабатывают десятки миллионов электронных писем в день.
Без архивирования электронной почты электронная почта, скорее всего, существует на некоторой комбинации резервных лент и на локальных рабочих станциях конечных пользователей. Если необходимо найти конкретный адрес электронной почты для внутреннего расследования или в ответ на судебный процесс, это может занять несколько недель и будет стоить очень дорого. С сегодняшними правилами юридического раскрытия информации (см. FRCP: https://web.archive.org/web/20141021110256/http://www.uscourts.gov/uscourts/RulesAndPolicies/rules/EDiscovery_w_Notes.pdf ) и соблюдение законодательства, ИТ-отделам стало необходимо централизованно управлять электронной почтой своей организации и архивировать ее, чтобы ее можно было искать и находить за считанные минуты; не дни или недели.
Электронная почта является источником жизненной силы многих современных предприятий, и предприятия сегодня больше зависят от надежной службы электронной почты. Практически все предприятия внедряют инфраструктуру обмена сообщениями для подключения сотрудников и включения бизнес-процессов. В сфере электронной коммерции сотрудникам может потребоваться доступ к электронной почте для закрытия продаж и управления учетными записями. Эти сотрудники, а также многие другие, могут решить хранить свои электронные письма на неопределенный срок, но некоторые организации могут потребовать удаления писем старше 90 дней. Установка таких политик хранения заслуживает внимательного рассмотрения, поскольку одно электронное письмо может помочь компании выиграть судебный процесс или вообще избежать судебного разбирательства. Архивирование электронной почты также можно использовать для обеспечения непрерывности бизнеса на уровне отдельных сотрудников. Когда один сотрудник увольняется, его / ее заменяющему может быть предоставлен доступ к архивным сообщениям уволенного сотрудника, чтобы сохранить записи переписки и обеспечить ускоренную адаптацию.
В рамках комплексного плана аварийного восстановления архив электронной почты может сыграть важную роль в усилиях организации по «возвращению к работе». Внеофициальный онлайн-архив означает, что дополнительные средства могут запускать серверы обмена сообщениями и быстро получать доступ к последним отправленным / полученным сообщениям, а также ко всем историческим данным обмена сообщениями. Внешние архивы могут принимать форму дисковых ферм (SAN) в удаленных объектах аварийного восстановления или архивов электронной почты, хранящихся в общедоступных / частных облачных средах. Хотя продукты для архивирования электронной почты захватывают и копируют все сообщения, они не являются зеркальными копиями самого сервера обмена сообщениями и поэтому не могут помочь воссоздать учетные записи / группы пользователей в случае аварии.
Каждое сообщение электронной почты занимает место на жестком диске почтовой системы или другом постоянном запоминающем устройстве (например, Сетевое хранилище, Сеть хранения данных и т. Д.). По мере увеличения количества этих сообщений простые операции, такие как извлечение, поиск, индексирование, резервное копирование и т. Д., Используют больше ресурсов информационной системы. В какой-то момент старые данные должны быть удалены из производственной системы электронной почты, чтобы они могли поддерживать уровень производительности для их основного использования - обмена сообщениями электронной почты. Решения для архивирования электронной почты повышают производительность сервера электронной почты и эффективность хранения за счет удаления электронной почты и вложений с сервера обмена сообщениями на основе политик, определенных администратором. Архивированные сообщения электронной почты и вложения остаются доступными для конечных пользователей через существующие клиентские приложения электронной почты.
