Электронная система встреч

редактировать

Электронная система встреч (EMS ) относится к типу компьютерное программное обеспечение, которое облегчает творческое решение проблем и принятие решений группами внутри или между организациями. Термин был введен Аланом Р. Деннисом и др. в 1988 году. Этот термин является синонимом (GSS) и по существу синонимичен групповым системам поддержки принятия решений (GDSS). Электронные системы встреч образуют класс приложений для совместной работы с компьютерной поддержкой.

В основном за счет (необязательной) анонимности и распараллеливания ввода, электронные системы встреч преодолевают многие вредные и препятствующие особенности групповой работы.

Подобное на веб-конференцию организатор приглашает участников на электронную встречу по электронной почте. После входа в сеанс участники собрания участвуют в основном с помощью клавиатуры, набирая ответы на вопросы и подсказки от организатора собрания.

Содержание

  • 1 Описание
  • 2 История
    • 2.1 Начало
    • 2.2 1990-е: Ранние системы на базе LAN
    • 2.3 Веб-приложения
  • 3 Стандартные функции
    • 3.1 Мозговой штурм и категоризация
    • 3.2 Обсуждение
    • 3.3 Голосование
    • 3.4 Повестка дня
    • 3.5 Автоматические протоколы
  • 4 Синхронные и асинхронные встречи
  • 5 Преимущества
  • 6 Недостатки
  • 7 Ссылки
  • 8 Далее чтение

Разграничение

Системы электронных встреч необходимо отличать, с одной стороны, от классического группового ПО, с другой стороны, от систем веб-конференций. В действительности есть некоторое совпадение между второстепенными характеристиками продуктов названных категорий.

Основное отличие от групповой работы - это интенсивность совместной работы. Согласно классификации Любича, групповое ПО поддерживает совместную работу внутри групп, при которой индивидуальный вклад остается идентифицируемым. Напротив, EMS позволяет группе совместно добиваться результата, за который группа несет ответственность в целом. В бизнес-процессе программное обеспечение для групповой работы и системы электронных встреч дополняют друг друга: программное обеспечение для совместной работы поддерживает группы при исследовании и создании документов в ходе подготовки к сеансу EMS или при реализации результатов такого сеанса.

Системы веб-конференц-связи и системы электронных встреч дополняют друг друга на онлайн-встрече или семинаре: EMS расширяет систему веб-конференц-связи, предоставляя интерактивные инструменты для получения и документирования результатов группы. С другой стороны, системы веб-конференц-связи дополняют EMS функциями совместного использования экрана и голосовой конференц-связи, которые требуются для синхронных онлайн-встреч и отсутствуют в EMS.

История

Начало

Нунамакер и др. цитируют проект CASE PSL / PSA середины шестидесятых как начало технологии EMS. Первые системы, которые с сегодняшней точки зрения называются СЭМ, были разработаны в начале 1980-х годов в рамках университетских и исследовательских проектов. (1) В Университете Аризоны на основе проекта PSL / PSA был разработан прототип под названием Plexsys. (2) В Университете Миннесоты была создана система под названием SAMM (Software Aided Meeting Management). (3) Компания Xerox PARC разработала Colab. (4) Исследователи из Мичиганского университета разработали EMS-инструменты на основе MAC.

Цели работы различались: в то время как работа в Xerox PARC была сосредоточена на небольших группах из 2-6 человек, работа в Университете Аризоны была сосредоточена на группах из 16-24 человек.

В конце 1980-х годов зародился коммерческий рынок EMS. В 1989 году Университет Аризоны основал корпорацию Ventana, чтобы перенести технологию Plexsys из лаборатории на рабочее место. В 1992 году Xerox PARC отделилась от Live Works Inc, которая разработала продукт LiveBoard на основе проекта Colab.

1990-е: Ранние системы на основе LAN

Group Systems, который был разработан Ventana Corporation, общепризнано, что он является предком современной EMS. Group Systems предоставила стандартные функции современной EMS, такие как мозговой штурм и категоризация, голосование и обсуждения в контексте хронологической повестки дня. Взносы можно было вводить параллельно и анонимно. Результаты одного этапа процесса встречи, например, мозгового штурма, могут быть скопированы в инструмент последующих действий, например, голосование.

Продукт был основан на клиентах, работающих на машинах Microsoft Windows, которые обращались к серверу, на котором запущена база данных Paradox, через подключенный диск в локальной сети (LAN). Ограничение локальных («в одном месте») собраний, существенные требования к инфраструктуре и сложности управления программным обеспечением препятствовали широкому распространению. Следовательно, Group Systems была разработана как инструмент для опытного фасилитатора компьютерных встреч. Эти встречи часто проводились в конференц-залах, оборудованных специальными компьютерами, или в специализированных консультационных центрах со специальным оборудованием.

В конце 1990-х и начале 2000-х годов возникли новые службы EMS, такие как голландский Inteam или American Meetingworks. Как клиент-серверные системы на базе локальной сети, они разделяли ограничения таких систем. В отличие от этого,ike.com принял HTML, страдающий (тогда) серьезными функциональными ограничениями этой технологии, ради преимущества работы через Интернет.

Веб-приложения

С 2005 года разработка EMS была сосредоточена на браузерных системах и простых в использовании графических интерфейсах. Прототипом для этого поколения EMS являются продукт Thinktank, основанный на Group Systems, более поздняя MeetingSphere - анонимный электронный мозговой штурм, ориентированный на Monsoon, и чистый HTML - еще одна встреча. Все эти продукты обеспечивают функциональность EMS через Интернет, однако они различаются по своей направленности и функциональной глубине: MeetingSphere и Spilter очень полные, функциональные, удобные и профессиональные. ThinkTank предоставляет и расширяет богатые функциональные возможности с учетом профессионально организованных семинаров. yaM и другие варианты, использующие чистый HTML, позиционируют свои продукты как интегрированные наборы инструментов для повседневных онлайн-встреч и семинаров, а также для асинхронной работы виртуальных команд.

Особую роль среди EMS играет продукт nextModerator, который предоставляет интерактивные инструменты очень большим группам, собранным в одном месте для особого события.

На территории постсоветских стран и Западной Европы важную роль в популяризации и развитии СЭМ в последние годы сыграли локально разработанные системы, такие как SW 6000, PATENTEM, GlavCom и др.

Стандартный функционал

Электронная система встреч - это набор настраиваемых программных инструментов для совместной работы, которые можно использовать для создания предсказуемых, повторяемых моделей сотрудничества между людьми, работающими над достижением цели. В электронной системе встреч каждый пользователь обычно имеет свой собственный компьютер, и каждый пользователь может одновременно участвовать в одном и том же общем объекте (сеансе). Таким образом, никому не нужно ждать очереди, чтобы выступить, и люди не забывают, что хотят сказать, ожидая выступления. Когда группа или организатор группы сочтет это целесообразным, люди могут анонимно участвовать в большинстве инструментов электронных систем встреч: это позволяет группе сосредоточиться на содержании идей, а не на их источниках.

Большинство EMS предоставляют стандартные функции, описанные ниже, но заметно отличаются в обращении и функциональной глубине этих инструментов. Кроме того, они различаются набором дополнительных инструментов, которые они предоставляют, а также способом их администрирования или интеграции в корпоративную ИТ-среду. Они также различаются степенью взаимодействия с системами веб-конференц-связи для совместного использования экрана и голосовой конференц-связи.

Мозговой штурм и категоризация

В ходе электронного мозгового штурма группа создает общий список идей. В отличие от бумажных методов мозгового штурма или мозгового письма, вклад вносится непосредственно участниками и сразу же виден всем, обычно в анонимном формате. Преодолевая социальные барьеры с помощью анонимности и ограничения процесса с помощью распараллеленного ввода, генерируется больше идей, и ими делятся с меньшим соответствием, чем при традиционном мозговом штурме или сеансе мозгового письма. Преимущества электронного мозгового штурма возрастают с увеличением размера группы.

Во многих случаях после сеанса мозгового штурма или сбора материалов идеи требуют категоризации. Для этого в современной EMS участники перетаскивают вклады из общего списка в папки или корзины категорий.

Обсуждение

Инструменты обсуждения в EMS напоминают структурированный чат, который может вестись по разным темам параллельно, часто на основе вышестоящей задачи или вопроса. Распараллеливание происходит на нескольких уровнях: (1) На уровне нескольких тем, которые предлагаются для обсуждения одновременно. Участники могут вносить свой вклад в одни темы, просто просматривая другие. (2) Кроме того, распараллеливание происходит на уровне вкладов, которые участники могут вводить независимо друг от друга. Обсуждения ведутся анонимно или по имени. В большинстве групп EMS также доступна идентичность (например, «отдел маркетинга»).

По сравнению с устным обсуждением электронное обсуждение позволяет гораздо более интенсивно обмениваться аргументами за более короткое время. Благодаря анонимности межличностные конфликты сводятся к минимуму, давление сверстников снижается. Во многих случаях параллельное электронное обсуждение позволяет исследовать темы, которые можно было бы пропустить в традиционных условиях из-за нехватки времени.

Голосование

Сложная система EMS предоставляет ряд методов голосования, таких как числовая шкала, порядок ранжирования, бюджет или множественный выбор. В более продвинутых системах список для голосования может быть подвергнут множественному голосованию по множеству критериев с различными методами голосования для анализа полезности или воздействия. Результаты доступны в режиме реального времени, как правило, в виде таблиц и диаграмм.

Дополнительные функции включают интеграцию с социальными сетями, а также систему вопросов и ответов.

В отличие от методов голосования, доступных на традиционных семинарах, таких как поднятие руки или размещение липких записи на белой доске, электронное голосование является анонимным и позволяет более дифференцированно оценивать идеи, мнения или факты. Некоторые EMS предоставляют голосование с групповой идентичностью для более глубокого понимания структуры консенсуса или несогласия.

Повестка дня

Современные СЭМ организуют процесс встречи в повестку дня, которая структурирует деятельность встречи или семинара по темам, хронологии и использованию вспомогательного инструмента. Согласно повестке дня, ведущий (фасилитатор) встречи предлагает («запускает») участников для участия в различных мероприятиях. В некоторых EMS повестку дня можно скопировать из существующего собрания или из шаблонов собрания.

Автоматические минуты

Результаты встречи на основе EMS существуют в виде содержимого в базе данных. Контент можно экспортировать в файл, доставить во внешнюю интегрированную систему записи или просто распечатать. Форматирование и доступные форматы файлов существенно различаются между EMS, с общедоступными вариантами, включая HTML, Markdown и форматы офисных документов.

Синхронные и асинхронные собрания

Современные EMS поддерживают как синхронные (участники встречаются одновременно), так и асинхронные (участники участвуют в разное время) собрания.

Синхронные встречи обеспечивают немедленное, спонтанное взаимодействие между участниками. Асинхронные собрания увеличивают доступность участников, устанавливая не более периода времени, в течение которого участники могут вносить свой вклад в свое свободное время. Асинхронные встречи - хороший вариант, когда требуется отраженный ввод, а не мгновенное спонтанное взаимодействие.

Технически синхронные и асинхронные собрания различаются по времени, в течение которого участникам доступны инструменты. В типичном синхронном собрании все участники активны в одном общем действии. Для этого синхронные собрания обычно требуют поддержки голосовой конференции для устного взаимодействия внутри группы и совместного использования экрана посредством веб-конференции для представления контента, не связанного с EMS.

Напротив, асинхронные сеансы часто включают в себя несколько действий. Фактическая встреча и прямое взаимодействие между двумя или более участниками определенного действия случайны. Асинхронные сеансы часто используются для сбора отзывов или ввода. Асинхронные сеансы могут проводиться независимо от синхронных встреч или в преддверии таких встреч или после них, например для обсуждения нерешенных на встрече вопросов.

EMS существенно различаются по способу и степени поддержки асинхронных собраний. Различия включают продолжительность асинхронных собраний (24 часа / дни / недели), поддержку планирования и публикации асинхронных собраний (повестка дня, приглашения) и модель лицензирования (фиксированная ставка, плата за использование, одновременные собрания, одновременные пользователи, так далее.).

Преимущества

Электронные системы встреч были разработаны для повышения эффективности, результативности и удовлетворенности групп. Личные группы могут пострадать от ряда потерь процесса, включая:

  • доминирование в разговоре одного или нескольких участников;
  • лиц, воздерживающихся от комментариев из-за страха критики или негативной оценки
  • члены не участвуют, потому что считают, что их вклад не требуется
  • давление, чтобы соответствовать старшим членам группы

Следовательно, преимущества встреч при поддержке EMS по сравнению с традиционными личными встречами и семинарами :

  • повышенная открытость и уменьшение личных предубеждений за счет анонимности
  • возможность работы в любом месте (онлайн), позволяющая избежать затрат времени и средств на дорогу
  • повышенная доступность участников (в любом месте, в любое время).
  • повышенная интерактивность и участие за счет распараллеливания
  • более сложный анализ путем голосования и анализа в реальном времени
  • меньше усилий при подготовке за счет использования шаблонов встреч
  • повторяемые встречи и семинары процесс с помощью шаблонов встреч
  • автоматический, всеобъемлющий, нейтральный документ ntation

Недостатки

Большинство недостатков EMS по сравнению с традиционными конференциями или семинарами было преодолено технологическим прогрессом или адаптацией EMS к определенным целевым группам и их доминирующим вариантам использования:

  • ранее высокая инфраструктура требования были сведены к доступу в Интернет, а веб-браузер
  • ранее высокие требования к фасилитаторам были значительно снижены в системах, которые предназначены для поддержки повседневного использования неспециалистами
  • традиционными Культурные барьеры к использованию технологий на собраниях были преодолены посредством общего ознакомления пользователей с телефонными и веб-конференциями.

Остальные недостатки в основном связаны с физическим распределением участников во время онлайн-встреч. Видеоконференции могут лишь частично компенсировать отсутствие личной встречи.

Ссылки

Дополнительная литература

Последняя правка сделана 2021-05-18 11:36:18
Содержание доступно по лицензии CC BY-SA 3.0 (если не указано иное).
Обратная связь: support@alphapedia.ru
Соглашение
О проекте