Войти
Электронная почта - это автоматизация процессов входящей почты. Используя технологии сканирования документов и захвата документов, компании могут оцифровать входящую почту и автоматизировать классификацию и рассылку почты внутри организации. И бумажная, и электронная почта (электронная почта) могут управляться с помощью одного и того же процесса, что позволяет компаниям стандартизировать свои процедуры распространения внутренней почты и придерживаться политики компании соответствия.
Многие компании по-прежнему считают, что они юридически обязаны архивировать некоторые документы в виде бумаги в течение определенного времени, например, бухгалтерские документы или контракты. Согласно недавнему исследованию, проведенному AIIM, юридическая допустимость отсканированных документов все еще рассматривается как проблема более чем в четверти предприятий. Однако в действительности эти правила применяются только к небольшому количеству документов. Большинство оцифрованных документов теперь юридически допущено к рассмотрению судом. В новом Британском стандарте BS 10008 «Доказательная сила и юридическая допустимость электронной информации» это подробно рассматривается. Культура «избегать риска любой ценой» - вот что заставляет компании печатать и архивировать тысячи документов каждый день.
Электронная почта Объемы почты продолжают расти экспоненциально, стимулируемое ростом бизнеса и мобильной рабочей силой. Например, сейчас средние компании обрабатывают 100 000 почтовых отправлений в месяц и обслуживают более 200 отделов. Кроме того, корпоративный почтовый отдел, жизненно важное звено в корпоративной информационной системе, изо всех сил пытается быть в курсе этого бумажного потока. Между тем, сегодняшним организациям требуется мгновенная и точная информация; Американские компании тратят более 500 миллиардов долларов ежегодно на преобразование информации о документах, которые они получают каждый день, в полезные данные, которые они могут использовать для ведения своего бизнеса.
Необходимость корпоративного соответствия и подотчетности также вынудила крупные корпорации вкладывать значительные средства в резервное копирование информации, системы хранения и решения по обеспечению соответствия. Некоторые корпоративные почтовые отделения извлекли выгоду из разработки высокоскоростного оборудования автоматизации, предназначенного для более эффективного перемещения физической почты через систему. Однако проблемы огромны, учитывая, что в большинстве почтовых отделений используются методы визуальной идентификации по отдельности и ручной сортировки.
Путем оцифровки процесса входящей почты и индексации документов на лету компании могут не только получить контроль над своими почтовыми процессами внутри компании (не более эффективности потерь, пробелов в документе контроль и потерю ценной почты), но будет возможность комбинировать форматы электронной почты (электронная почта, факс ) в одном потоке обработки документов. Цифровой почтовый ящик, спроектированный как центральная платформа для информации, позволяет организации привнести рациональность в обработку почты и значительно повысить производительность и обслуживание клиентов.
Одним из основных преимуществ превращения всей входящей бумажной почты в изображения сразу после ее получения является то, насколько это сокращает цикл принятия решений. Хотя может быть трудно количественно точно определить, какова экономия затрат, это кажется очевидным преимуществом. Цифровые почтовые отделения позволяют пользователям получать немедленное уведомление о прибытии документа в компанию. Сотрудники могут получить доступ к изображениям в рекордно короткие сроки, независимо от того, где были физически получены документы. Затем файлы могут быть обработаны очень быстро в соответствии с их уровнем срочности. Подобно тому, как электронные почтовые отделения облегчают обмен информацией о компании, они также облегчают координацию работы нескольких людей над одним и тем же документом. процесс принятия решений становится быстрее и точнее.
Различные технологии, лежащие в основе цифровых почтовых отделений, помогают компаниям рационализировать свои процессы, например это позволяет компаниям сократить расходы, связанные с повторной отправкой документов между сайтами.
Затраты на почтовое отделение включают не только расходы на персонал, участвующий в рассылке писем, но также расходы, связанные с повторной отправкой, потерей или порчей документов. Внедрение цифрового почтового отделения напрямую влияет на все эти затраты и становится ключевым элементом конкурентоспособности для компании. Еще один источник расходов на бумагу связан с физическим хранением документов. Поощрение сотрудников «обходиться без бумаги» быстро приведет к снижению затрат на чрезмерную печать и копирование документов. Очевидно, что цель состоит не в том, чтобы запретить использование бумаги на рабочем месте, а в том, чтобы создать новую последовательную и безопасную организацию, которая сделает использование бумаги излишним.
Обеспечение отслеживания входящей почты стало необходимостью для большинства компаний, при этом основным фактором является соблюдение нормативных требований. Чем раньше документ преобразуется в файл изображения , тем более надежно его можно отслеживать на протяжении всего жизненного цикла. Кроме того, отсканированный документ становится доступным для всех авторизованных пользователей (в формате PDF, TIFF или JPEG). Созданный файл включает больше, чем просто изображения; он ссылается на один или несколько документов в базе данных архива и записывает все действия, выполненные людьми, ответственными за файл. Безопасность процесса гарантирует подлинность и целостность документа, что соответствует политике управления записями компании.
Электронное управление входящей почтой улучшает обработку документов в ориентированных на обслуживание компаниях и агентствах. Это повышает качество услуг, предлагаемых клиентам, позволяя сотрудникам мгновенно получать доступ к файлам клиентов и немедленно отвечать на вопросы. Большинство компаний считает принципиально важным улучшение обслуживания клиентов.
Оцифровка почты при ее входе в организацию в сочетании с системами управления контентом позволяет направлять почту соответствующим сотрудникам независимо от их физического местонахождения. Растущая тенденция удаленной работы снизила общую потребность в недвижимости для почтового отделения компании. Многие компании сейчас выбирают программное обеспечение для почтовых отделений для автоматизации всех операций с входящей и исходящей почтой.
«Захват документов» - это сканирование бумажных документов, чтобы их можно было архивировать и извлекать в исходном формате изображения. Это самая распространенная технология обработки изображений, используемая сегодня компаниями. Усовершенствования программного обеспечения теперь позволяют захватывать бумажные документы при импорте электронных файлов и обрабатывать их вместе с помощью той же производственной платформы. И входящая бумага, и электронная почта теперь могут храниться вместе в одном месте. Еще одно важное изменение - возможность сканировать документы из удаленных мест и получать их через веб-интерфейс. Это известно как распределенный захват и дает много преимуществ компаниям с несколькими филиалами или удаленным персоналом.
Первоначально технологии обработки форм могли извлекать и проверять данные только из структурированных документов, таких как административные формы. Усовершенствования в технологии OCR теперь позволяют автоматически извлекать все данные из частично структурированных документов (например, счетов-фактур) - технический акроним для этого - интеллектуальный захват документов (IDC). Для полностью неструктурированных документов (например, юридических контрактов, корреспонденции с клиентами и белой почты) пока невозможно найти и извлечь всю информацию. Однако технологии достаточно усовершенствованы, чтобы определять тип документа и автоматически извлекать ключевую информацию, которую можно использовать для индексации документа и / или направления документа в нужный отдел или получателя.
Программное обеспечение, использующее графический подход, может анализировать и классифицировать смешанные пакеты структурированных или частично структурированных документов для создания библиотеки шаблонов. Используя эту автоматически сгенерированную библиотеку шаблонов, программное обеспечение может затем идентифицировать и извлекать данные из любого отсканированного документа в одном потоке. Этот подход к классификации на основе изображений в сочетании с полнотекстовым анализом определенных документов (на основе поиска по ключевым словам) являются основными технологиями, используемыми сегодня для обработки полу- или неструктурированных документов. Эти инновационные технологии автоматической классификации сокращают необходимость предварительной сортировки документов перед сканированием. В результате компании, получающие большие объемы бумажной почты, могут ежегодно значительно сокращать расходы.
Workflow Приложения позволяют электронным документам и информации циркулировать внутри компании. Им, возможно, придется управлять очень сложными процессами, связанными с несколькими местоположениями, из-за глобализации компаний. Возрастающее значение безопасности - еще одна жизненно важная проблема. Одним из ключевых достижений в технологиях рабочего процесса является повышение согласованности процессов компании и рабочих процессов во избежание организационных изменений при внедрении этих инструментов. Хотя организации компаний имеют тенденцию становиться все более сложными, эти программные решения становятся проще с точки зрения реализации и интерфейсов.
Из-за большого объема документов, которые сегодня необходимо архивировать, очень важно, чтобы документы можно было быстро хранить, безопасно управлять и быстро извлекать через общий пользовательский интерфейс.. Документы обычно можно заархивировать на различных электронных носителях и легко найти через веб-интерфейс (тонкий клиент). Сегодня на рынке представлено множество решений для архивирования, некоторые из которых являются компонентом ECM или решения для управления документами, а некоторые - автономной системой, специально разработанной для высокоскоростного архивирования больших объемов.
Документом может быть изображение, файл, хранящийся и сжатый в формате электронного обмена tiff, gif или jpg, либо файл MS Office или файл PDF (Acrobat формат обмена). Контент обычно включает в себя все вышеперечисленное в сочетании с любыми данными / информацией, а также другими электронными файлами, такими как сообщения электронной почты и веб-страницы. Решениям по управлению контентом требуются внутренние репозитории или базы данных (например, Oracle или MS SQL Server) для хранения файлов и извлечения данных. В течение последнего десятилетия в этих программных решениях использовался универсальный стандарт XML, используемый для индексации, хранения и доступа к файлам в любом репозитории и из них. По сравнению с другими системами, системы управления контентом управляют более сложными административными правилами, правилами доступа и рабочего процесса в зависимости от количества файлов и форматов файлов, которые они должны поддерживать.
Диапазон оборудования, доступного для преобразования бумажных документов в цифровые изображения, значительно увеличился за последние 10 лет. Хотя настольные сканеры и многофункциональные устройства (МФУ) сейчас очень доступны и хорошо подходят для сканирования небольшого офиса или отдела, потребность в высокоскоростных сканерах для больших объемов документов все еще очевидна. Скорость, надежность и расширенные функциональные возможности этих высококлассных сканеров могут значительно сэкономить время и деньги в долгосрочной перспективе.
Сегодня можно сканировать документы разных размеров и форматов в одном потоке, сканировать цветные документы, физически их сортировать и считывать данные из них с помощью технологий оптического распознавания текста и штрих-кодов в процессе сканирования. Скорость обработки также значительно увеличилась. Эта эволюция, вместе с существованием машин, способных полностью автоматизировать обработку почты - вскрытие конвертов, удаление скоб, сканирование, сортировку - играет важную роль в развитии обработки больших объемов бумаги, такой как обработка почты.
Следующим шагом компаний является рационализация обработки почты, чтобы она максимально соответствовала их организационной структуре, например выбор между внедрением централизованного цифрового почтового отделения и внедрением децентрализованных средств сканирования почты или их комбинацией.
Согласно опросу, проведенному AIIM в 2009 году, централизованное внутреннее сканирование и сканирование почтовых отделений значительно увеличивают объем продаж по сравнению со сканированием и захватом на стороне. 48% респондентов имеют централизованную внутреннюю службу сканирования, назвав ее основными преимуществами лучшую индексацию и более тесную интеграцию с процессом.
